10. AUFTRAGSVERWALTUNG
Aus JTLWiki
[bearbeiten] 10.1 Übersicht und Aufbau der Auftragsverwaltung
In der Auftragsverwaltung können Sie bestehende Aufträge einsehen, als gezahlt und versandt markieren, Rechnungen erstellen, Lieferscheine und Versandetiketten drucken, eine Nachricht an den Kunden schicken, sowie bestehende Aufträge löschen oder neue Aufträge eingeben.
[bearbeiten] 10.2 Auftrag erstellen
Es gibt drei Möglichkeiten einen Auftrag zu erstellen:
- über ein bestehendes Angebot (siehe Kapitel 9.4)
- durch den Import aus dem Shop und die Übernahme des Auftrages (siehe Kapitel 15.3)
- durch die direkte Eingabe eines Auftrages in JTL-Wawi
Um diesen dritten Punkt geht es nun, also darum, einen Auftrag ohne vorheriges Angebot
auszufertigen. Um einen Auftrag für einen bereits bestehenden Kunden zu erstellen, begeben Sie sich bitte in die Kundenverwaltung, markieren Sie den gewünschten Kunden und klicken Sie auf den Button Auftrag. Möchten Sie einen Auftrag für einen Kunden erstellen, der bislang noch nicht angelegt wurde, klicken Sie auf den nebenstehenden Button.
Das sich nun öffnende Fenster ist Ihnen bereits aus der Erstellung von Angeboten bekannt.
Lassen Sie das Feld Kundennummer leer und füllen Sie die anderen Felder entsprechend aus.
Der Kunde wird dadurch mit der automatisch generierten Kundennummer angelegt.
Sie können auch einen Auftrag ohne die Angabe eines Kunden ausfertigen. Wir empfehlen Ihnen aber, immer zumindest dessen Vor- und Nachnamen einzutragen.
Beachten Sie hierzu bitte die gesetzlichen Vorschriften zur Erstellung von Rechnungen!
Die Erstellung eines Auftrags erfolgt auf die gleiche Weise wie bei der Erstellung
eines Angebotes. Eine detaillierte Vorgehensweise finden Sie im Kapitel 9.2.
[bearbeiten] 10.3 Aufträge zusammenfassen
Mehrere Aufträge für einen Kunden können zu einem einzelnen Auftrag zusammengefasst werden, indem die entsprechenden Aufträge in der Übersicht markiert werden. Ein Klick auf den Button "Zusammenfassen" in der rechten Fensterhälfte erzeugt daraufhin einen Auftrag, der alle Positionen aus den markierten Aufträgen beinhaltet.
Es können nur Aufträge zusammengefasst werden, die an den selben Kunden (mit gleicher Kundennummer) gerichtet sind.
[bearbeiten] 10.4 Aufträge einsehen
Um einen bestehenden Auftrag einzusehen, markieren Sie bitte den betreffenden Auftrag in der Auftragsübersicht und klicken Sie rechts auf den Button Einsehen.
Sie können nun, genau wie bei einem Angebot, den Auftrag ändern, nochmals an den Kunden senden
oder aus dem Auftrag eine Rechnung generieren. Der vergleichbare Ablauf wurde in Kapitel 9.3 beschrieben.
[bearbeiten] 10.5 Erstellen und Drucken von Rechnungen
Damit aus dem Auftrag eine Rechnung wird, markieren Sie bitte den entsprechenden Auftrag und klicken Sie rechts auf Rechnung erstellen/drucken. Der Auftrag wird dann automatisch auf -Rechnung JA- gesetzt und ausgedruckt. Die so entstandene Rechnung erscheint nun auch in der Rechnungsansicht.
[bearbeiten] 10.6 Zahlung
Hat Ihr Kunde seine Rechnung bezahlt, sollten Sie dies entsprechend vermerken. Markieren Sie hierzu den entsprechenden Auftrag und klicken Sie auf den Button Zahlung. Dort können Sie nun die entsprechenden Einstellungen vornehmen. Danach wird der Auftrag mit dem Vermerk -Zahlung erhalten- gekennzeichnet.
Um eine bereits gesetzte Zahlung zu korrigieren, markieren Sie die entsprechende Zeile und geben Sie den gewünschten bzw. korrekten Betrag im Feld Betrag (siehe Abbildung) ein. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche -Setzen.
Möchten Sie hingegen eine bereits gesetzte Zahlung vollständig entfernen, gehen Sie bitte auf die gleiche Weise vor. Anstelle des korrekten Betrages geben Sie in das Feld Betrag einfach eine »0« ein.
Geben Sie einen Betrag ein, der kleiner als die Gesamtsumme des Auftrags ist, haben Sie zudem die Möglichkeit, die Checkbox Anzahlung zu aktivieren. Auf der Rechnung wird dann ein entsprechender Hinweis ausgegeben, dass bereits eine Anzahlung über Summe X erfolgt ist.
Hier können Sie auch noch die Zahlungsart, das Datum und den Betrag eingeben oder ändern und die
geleistete Zahlung durch einen Klick auf den Button Setzen der Rechnung zuordnen.
[bearbeiten] 10.7 Lieferschein drucken
Einen Lieferschein drucken Sie, indem sie den entsprechenden Auftrag markieren und anschließend auf Lieferschein drucken klicken.
Hier können Sie auch noch das Lieferdatum ändern, was im Regelfall aber nicht nötig ist, da der Lieferschein ja meist erst gedruckt wird, wenn die Ware auch kommissioniert bzw. versandt wird.
[bearbeiten] 10.8 Versandetikett
Über diese Funktion können Sie das Versandetikett drucken. Auch hierfür muss wieder der entsprechende Auftrag markiert sein. Die Details für das Versandetikett müssen in den Einstellungen von JTLWawi vorgenommen werden. Siehe hierzu 4.15 Versandetiketten.
[bearbeiten] 10.9 Versand
Um einen Auftrag als versandt zu bezeichnen, markieren Sie bitte die entsprechende Auftragszeile und klicken Sie rechts auf Versand. Tragen Sie in diesem Fenster dann noch evtl. nötige Hinweise ein, ferner ggf. den Identcode bzw. die Tracking-ID Ihres Versanddienstleisters.
[bearbeiten] 10.10 Nachricht an den Kunden
Mit Hilfe dieser Funktion können Sie eine EMail an den Kunden des markierten Angebotes senden. Die E-Mail-Einstellungen werden in 4.2 E-Mail-Einstellungen erläutert.
[bearbeiten] 10.11 Auftrag löschen
Über den Button Löschen können Sie den markierten Auftrag löschen. Dies sollte jedoch nur geschehen, wenn noch keine Rechnung erstellt worden ist, damit die Zuordnung erhalten bleibt.
[bearbeiten] 10.12. Wiederkehrende Aufträge
Seit Version 0.99646 von JTL-Wawi haben Sie die Möglichkeit wiederkehrende Aufträge zu verwenden. Hilfreich ist dies beispielsweise dann, wenn manche Ihrer Kunden in bestimmten regelmäßigen Abständen Waren von Ihnen erhalten. Es ist dann sehr bequem, ein- und denselben Auftrag in festgelegten Zeitabständen immer automatisch generieren zu lassen. Auch für Abonnements oder zur Berechnung regelmäßiger immer gleicher Dienstleistungen ist diese Funktion äußerst hilfreich.
Jeder wiederkehrende Auftrag basiert auf einem sogenannten »Master-Auftrag«, also dem Auftrag, den Sie mit den entsprechenden Daten (Kunden- und Lieferanschrift, Preise, Zahlungsbedingungen usw.) erstellt haben. Die wiederkehrenden Aufträge werden also auf Grundlage des Master-Auftrags erstellt.
Um einen wiederkehrenden Auftrag zu erstellen, gehen Sie bitte wie folgt vor:
- Wechseln Sie in die Auftragsliste und markieren Sie den gewünschten Auftrag, so dass dieser blau hinterlegt ist.
- Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Intervall, die sich unterhalb der Auftragsliste befindet.
Es öffnet sich daraufhin folgendes Fenster:
Die Einstellungsmöglichkeiten innerhalb dieses Dialogfensters sollten überwiegend selbsterklärend sein. Im linken oberen Abschnitt tragen Sie bitte das gewünschte Start- und Enddatum ein; also den Zeitraum, innerhalb dessen der Auftrag gemäß den Einstellungen automatisch generiert werden soll. Mit Hilfe der darunter befindlichen Eingabefelder, legen Sie das eigentliche Intervall fest, also in welchen Zeitabständen der Auftrag erstellt werden soll. Mit der Einstellung »Am Monatsende« wird der letzte Kalendertag im Monat bezeichnet.
Die einzelnen Positionen, die sich im Master-Auftrag befinden, werden Ihnen in der Liste im mittleren Bereich des Fensters angezeigt. Sie haben hier somit also noch die Möglichkeit, einzelne Positionen zu entfernen oder auch hinzuzufügen. Um eine Position zu löschen, markieren Sie diese und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Position löschen. Möchten Sie eine oder mehrere Positionen hinzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche Freie Position.
Alle rosa hinterlegten Felder können frei bearbeitet werden. Somit ist auch die Eingabe einer Artikelnummer in die entsprechende Spalte möglich, woraufhin der entsprechende Artikel automatisch eingefügt wird. Lediglich Artikel mit Variationen oder Seriennummern können auf diese Weise nicht eingefügt werden. Derartige Artikel müssen bereits im Master-Auftrag vorhanden sein.
Desweiteren haben Sie die Möglichkeit die aufgeführten Platzhalter in der Spalte Bezeichnung zu verwenden. Auch deren Funktion sollte selbsterklärend sein. Die Platzhalter <D+>, <D->, <M+> und <M-> beziehen sich hierbei auf den vorherigen bzw. nächsten Tag bzw. Monat, ausgehend vom Fälligkeitsdatum.
Nach einem Klick auf die Schaltfläche Erstellen, werden Ihre vorgenommenen Einstellungen übernommen.
Bitte beachten Sie desweiteren folgende Informationen, um ein besseres Verständnis für die weitere Vorgehensweise zu bekommen:
Die auf diese Weise erstellten Aufträge, werden zunächst als wiederkehrende Aufträge gespeichert. Über den Menüpunkt Buchhaltung in der Menüleiste gelangen Sie zum Unterpunkt Wiederkehrende Aufträge verwalten. In dieser Liste werden Ihnen sämtliche Aufträge angezeigt, die Sie auf o. g. Weise erstellt haben (dies schließt also auch bereits abgelaufene Aufträge ein). Hier können Sie Aufträge auch bearbeiten (z. B. Änderungen am Intervall vornehmen) oder Aufträge auch wieder entfernen.
Über den Unterpunkt Fällige wiederkehrende Aufträge erstellen (ebenfalls im Menüpunkt Buchhaltung) werden hingegen die Aufträge angezeigt, die zum aktuellen Zeitpunkt tatsächlich fällig sind und gemäß Ihren vorgenommenen Einstellungen tatsächlich erstellt werden sollen. Mit anderen Worten: hier lösen Sie erst die tatsächliche Erstellung der Aufträge aus, so dass diese auch in der »regulären« Auftragsliste erscheinen. Klicken Sie hierzu einfach auf die Schaltfläche Erstellen. Die Markierung einzelner Aufträge ist hier nicht notwendig, so dass tatsächlich ein Klick genügt, um sämtliche fälligen Aufträge zu erstellen.
Streng genommen handelt es sich bei der Nutzung von wiederkehrenden Aufträgen also nicht um einen »vollautomatischen« Vorgang; es ist somit also noch ein Klick -gewissermaßen als Bestätigung- notwendig, um diese Aufträge zu erstellen. Dieser letzte entscheidende Klick, überlässt Ihnen somit die endgültige Entscheidung, einen Auftrag (der aufgrund der von Ihnen vorgenommenen Einstellungen eigentlich fällig wäre) doch noch zu verwerfen. Markieren Sie in einem solchen Fall den gewünschten Auftrag und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Verwerfen. Der Auftrag wird dann nicht erstellt und das Intervall wird somit übersprungen. Erst beim nächsten Fälligkeitstermin erscheint dieser Auftrag dann wieder in der Liste der fälligen wiederkehrenden Aufträge.
[bearbeiten] 10.13. Storno
Mit der Stornofunktion können Aufträge für die noch keine Rechnung existiert dauerhaft storniert werden. Die reservierten Artikel werden wieder freigegeben. Stornierte Aufträge lassen sich nicht mehr bearbeiten. Mit der Storno rückg. Funktion kann ein stornierter Auftrag wieder in einen normalen gewandelt werden. Die Artikel im Auftrag werden erneut vom Bestand abgezogen.
