11. RECHNUNGSVERWALTUNG
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[bearbeiten] 11.1 Übersicht und Aufbau der Rechnungsverwaltung
In der Rechnungsansicht können Sie Rechnungen einsehen, drucken, als versandt und bezahlt markieren, Mahnungen und Gutschriften erstellen, Versandetiketten drucken, Adressen für verschiedene Versanddienstleister exportieren und Rechnungen löschen bzw. stornieren.
[bearbeiten] 11.2 So wird eine Rechnung erstellt
Eine Rechnung wird immer aus einem Auftrag heraus erstellt. Dieser Vorgang wird in 10.4 Erstellen und Drucken von Rechnungen erläutert.
[bearbeiten] 11.3 Rechnung einsehen
Um eine Rechnung einzusehen, klicken Sie in der Rechnungsübersicht doppelt auf die entsprechende Rechnung oder markieren diese und klicken dann rechts auf den Button Einsehen.
Bitte beachten Sie:
Änderungen an der Rechnung sind hier nicht mehr möglich!
[bearbeiten] 11.4 Zahlung
Um eine Rechnung als bezahlt zu kennzeichnen, markieren Sie bitte die Rechnung und klicken auf Zahlung. Die Vorgehensweise ist identisch mit der von Aufträgen (siehe 10.5 Zahlung). Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie die Rechnung oder den Auftrag als bezahlt kennzeichnen.
[bearbeiten] 11.5 Mahnung
Um einem säumigen Kunden eine Mahnung zu schicken oder um die bereits gesendeten Mahnungen einsehen zu können, markieren Sie die entsprechende Rechnung in der Rechnungsübersicht und klicken dann rechts auf Mahnung.
Um eine Mahnung zur ausgewählten Rechnung zu erstellen, klicken Sie auf Erstellen.
Hier haben Sie nun die Möglichkeit, den Text zu ändern und, falls gewünscht, auch eine Mahngebühr zu erheben. Wählen Sie abschließend nur noch aus, ob Sie die Mahnung ausdrucken oder per E-Mail versenden möchten.
[bearbeiten] 11.6 Gutschrift
Um eine Gutschrift zu einer Rechnung zu erstellen, markieren Sie die entsprechende Rechnung und klicken rechts auf Gutschrift.
Hier geben Sie dann einen aussagekräftigen Betreff für die Gutschrift ein, ferner unter Beschreibung eine Erläuterung zur Erstellung der Gutschrift. Bei Betrag brutto, tragen Sie den Wert der Gutschrift ein. Setzen Sie noch einen Haken bei -Ausgabe drucken- und schließen Sie den Vorgang mit OK ab. Die so erstellten Gutschriften werden Ihnen dann nach einem Klick auf die Schaltfläche Gutschriften auf der Symbolleiste von JTL-Wawi angezeigt.
[bearbeiten] 11.7 Versandetiketten
Auch aus der Rechnungsansicht heraus können Sie, genau wie beim Auftrag oder in der Angebotsverwaltung, ein Versandetikett drucken (siehe 10.7 Versandetikett).
[bearbeiten] 11.8 Versand
Ebenso können Sie auch aus dieser Ansicht heraus die Rechnung als versandt markieren (siehe 10.8 Versand)
[bearbeiten] 11.9 Nachricht an Kunden
Der Versand einer Nachricht an den Kunden ist ebenfalls aus der Rechnungsansicht möglich (siehe 10.9 Nachricht an den Kunden).
[bearbeiten] 11.10 Export von Versanddaten
Aktuell unterstützt JTL-Wawi den Export für die auf dem Bild dargestellten Versandanbieter. Um einen Versanddatenexport durchzuführen, markieren Sie alle zu exportierenden Rechnungen. Klicken Sie danach auf Export Adressen und wählen Sie bitte den Speicherort und einen Dateinamen für die Exportdatei aus. Klicken Sie anschließend auf Speichern. Sie erhalten nun die Auswahl zwischen den derzeit von JTL-Wawi unterstützten Versanddienstleistern.
Wählen Sie nur noch das entsprechende Format und klicken Sie auf EXPORTIEREN. Die Datei wird nun an dem von Ihnen gewählten Speicherort im CSV oder TXT -Format abgelegt. Diese Datei können Sie in die entsprechende Anwendung importieren bzw. auf die jeweilige Webseite laden, wo Ihnen dann die gewünschten Versanddaten zur Verfügung stehen.
Export für DHL-Intraship:
Die Exportdatei muss im TXT-Format abgespeichert werden, da sie sich sonst nicht bei Intraship importieren lässt!
[bearbeiten] 11.11 Rechnung löschen
Um eine Rechnung zu löschen, markieren Sie die entsprechende Rechnung in der Rechnungsübersicht und klicken Sie dann rechts auf den Button Löschen. Nach der Bestätigung einer Sicherheitsabfrage wird die Rechnung dann gelöscht.
Beachten Sie hierbei bitte unbedingt auch die rechtlichen Regelungen zur Aufbewahrung und dem Umgang mit Rechnungen (fortlaufende Nummerierung usw.)!
