14. IMPORT-/EXPORT-SCHNITTSTELLEN

Aus JTLWiki

Bitte beachten, dass JTL-Wawi Ameise den Artikel- und Kundenimport ablöst, siehe JTL-Wawi Ameise Dokumentation.

JTL-Wawi bietet Import- und Export-Schnittstellen zu den wichtigsten Daten im CSV-Format. CSVDateien (Comma Separated Values) bestehen aus Datensätzen, die mit einem Trennzeichen (in der Regel »;«) getrennt werden. Die Importformate sind statisch, d. h. die Spaltenreihenfolge ist festgelegt und muss eingehalten werden.

CSV-Dateien lassen sich sehr gut mit Microsoft Excel bzw. OpenOffice bearbeiten und in die richtige Form bringen. Öffnen Sie bei der Arbeit mit Microsoft Excel die Datei nicht mit einem Doppelklick, sondern über das Menü Datei öffnen als CSV-Datei. Andernfalls erkennt die Software Preisfelder fälschlicherweise als Datum. Achten Sie bitte bei jeder Art von Import darauf, dass die erste Zeile mit Spaltenbezeichnungen in der CSV-Importdatei enthalten ist. In jedem Upgrade-Downloadpaket von JTL-Wawi sind jeweils die neusten Beispiele für Importdateien enthalten.

Folgende Regeln gelten beim CSV-Importformat:

• Spalten (Daten zwischen zwei Trennzeichen »;«) können von doppelten Anführungszeichen (") umgeben sein. Ist dies der Fall, sollte es bei allen Datensätzen so gehandhabt werden. Insbesondere ist dies bei Datensätzen notwendig, die das Trennzeichen enthalten (;). Beispiel: ...;"12V;0,8A"; …
• Leere Spalten sollten keine doppelten Anführungszeichen (") enthalten. Beispiel: ...;;... statt ...;"";...

• Für Spalten, die von »"« umgeben sind und »"« im Text enthalten, gilt, dass diese Anführungszeichen verdoppelt werden müssen. Beispiel: ...;"Haarpflegemittel ""Supergut"" 100ml"; …

Inhaltsverzeichnis 1 14.1 Artikelimport-CSV 2 14.2 Artikelexport 3 14.3 Kundenimport-CSV 4 14.4 Kundenexport 5 14.5 Artikelpreise Im-/Export 6 14.6 Buchungsdaten exportieren 7 14.7 Versanddaten exportieren 8 14.8 Zahlungsdaten importieren 9 14.9 Artikelbilder importieren 10 14.10 Finanzbuchhaltung Easy Cash & Tax: Importeinstellungen 11 14.11 Easylog 4.1 Datenimporteinstellungen 12 14.12 Datenimport / Datenexport aus XT Commerce, OsCommerce, Zen Cart, Virtuemart 13 14.13 Auftragsimport (XML)

[bearbeiten] 14.1 Artikelimport-CSV

Beim Import von Artikeldaten kann gewählt werden, ob Artikel mit gleicher Artikelnummer aktualisiert oder neu angelegt werden sollen.

Das Format für den Artikelimport (Soll eine Zeile sein, zur Veranschaulichung wurde dies in mehrere Zeilen aufgeteilt):

"ARTNR";"BARCODE";"BEZEICHNUNG";"KURZBESCH";"BESCHREIBUNG";"VKBRUTTO";"MWST";"UVP";
"EINHEIT";"GEWICHT";"VKHBRUTTO";"EKNETTO";"LIEFNR";"MINDESTAB";"LAGERBEST";
"ANMERKUNG";"PREISLISTE";"TOPART";"NEU";"AKTIV";"ATT1N";"ATT1T";"ATT1V";"ATT1INET";"BILD";
"LAGERAKTIV";"KLEINERNULL";"TEILBAR";"HERSTELLER";"ANZAHL-P1";"PREIS-P1";"ANZAHL-P2";
"PREIS-P2";"ANZAHL-P3";"PREIS-P3";"ANZAHL-P4";"PREIS-P4";"ANZAHL-P5";"PREIS-P5";
"ANZAHL-H1";"PREIS-H1";"ANZAHL-H2";"PREIS-H2";"ANZAHL-H3";"PREIS-H3";"ANZAHL-H4";
"PREIS-H4";"ANZAHL-H5";"PREIS-H5";"EBAYPREIS";"KATEGORIE";

Beispiele für das Feld »KATEGORIE«:

'''...;"(ebaypreis)";"Festplatten"'''

Hierbei würde der Artikel in die Kategorie Festplatten gesetzt werden. Würde die Kategorie nicht existieren, so würde sie erstellt werden.

'''...;"(ebaypreis)";"Hardware";"Festplatten";"3,5 Zoll"'''

Hierbei würde der Artikel in die Kategorie Hardware -> Festplatten -> 3,5 Zoll gesetzt werden. Würden die Kategorien nicht existieren, so würden sie erstellt werden. Der Artikel wird jedoch nur in der Kategorie »3,5 Zoll« erstellt. »Festplatten« ist die »Elternkategorie« von »3,5 Zoll«. »Hardware« ist die »Elternkategorie« von »Festplatten«.

Folgende Felder sollten unbedingt ausgefüllt werden, um Probleme zu vermeiden:

ARTNR, BEZEICHNUNG, VKBRUTTO, MWST, AKTIV, LAGERAKTIV, KLEINERNULL, TEILBAR, KATEGORIE

Das Feld KATEGORIE ist zudem auch das einzige Feld, das aus mehreren Spalten bestehen kann. Die Kategorien werden hier hierarchisch aufgelistet und haben keine Tiefenbeschränkung. Nicht existierende Kategorien werden beim Import autom. erstellt.

Beispiel einer Artikel-CSV-Importdatei bestehend aus nur zwei Zeilen! Ein einziger Zeilenumbruch sollte nach "KATEGORIE"; stattfinden. Der Übersicht halber wird dies hier in mehreren Zeilen gezeigt - dieses Beispiel finden Sie auch in jeden Update-Downloadpaket von JTL-Wawi (Datei heisst Art_bsp.csv):

"ARTNR";"BARCODE";"BEZEICHNUNG";"KURZBESCH";"BESCHREIBUNG";"VKBRUTTO";"MWST";"UVP";"EINHEIT";"GEWICHT";"VKHBRUTTO";"EKNETTO";"LIEFNR";"MINDESTAB";"LAGERBEST";"ANMERKUNG";"PREISLISTE";"TOPART";"NEU";"AKTIV";"ATT1N";"ATT1T";"ATT1V";"ATT1INET";"BILD";"LAGERAKTIV";"KLEINERNULL";"TEILBAR";"HERSTELLER";"ANZAHL-P1";"PREIS-P1";"ANZAHL-P2";"PREIS-P2";"ANZAHL-P3";"PREIS-P3";"ANZAHL-P4";"PREIS-P4";"ANZAHL-P5";"PREIS-P5";"ANZAHL-H1";"PREIS-H1";"ANZAHL-H2";"PREIS-H2";"ANZAHL-H3";"PREIS-H3";"ANZAHL-H4";"PREIS-H4";"ANZAHL-H5";"PREIS-H5";"EBAYPREIS";"KATEGORIE";
"DVD-UNSG";;"Alarmstufe: Rott";;"Originaltitel: ""Under Siege"" Regional Code: 2 (Japan, Europe, Middle East, South Africa).";32,1;19;;;1,3;;;;;;;"Y";"N";"Y";"Y";"Lieferstatus";"T";"etwa 1 Woche";"Y";"2.jpg";"Y";"Y";"Y";;"5";"24";"10";"22";"15";"20";"20";"18";"25";"15,89";"5";"23";"10";"21";"15";"19";"20";"17";"25";"16,33";"19,20";"DVD Filme";"Action Neu"
"DVD-BLDRNDC";;"Blade Runner - Director's Cut";;"Regional Code: 2 (Japan, Europe, Middle East, South Africa).Sprachen: English, Deutsch.";39,43;19;;;0;;;;;;;"Y";"N";"Y";"Y";;;;;"3.jpg";"Y";"Y";"Y";;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;"DVD Filme";"Science Fiction"
"DVD-ABUG";;"Das Große Krabbeln";;"Originaltitel: ""A Bug's Life"" Regional Code: 2 (Japan, Europe, Middle East, South Africa). Sprachen: English, Deutsch.";39,72;19;;;1,4;;;;;;;"Y";"N";"Y";"Y";;;;;"4.jpg";"Y";"Y";"Y";;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;"DVD Filme";"Zeichentrick"

Erklärung der Spalten:

• ARTNR Artikelnummer, alphanumerisch
• BARCODE EAN/Barcode des Artikels
• BEZEICHNUNG Artikelname
• KURZBESCH Kurzbeschreibung des Artikels
• BESCHREIBUNG Langbeschreibung des Artikels
• VKBRUTTO Verkaufpreis an Endkunden brutto
• MWST MwSt.-Satz des Artikels
• UVP Unverbindliche Preisempfehlung
• EINHEIT Einheit des Artikels. Diese Einheit wird auf Auftrag, Rechnung etc. gedruckt. Beispiele: Stück, l, kg, ml, m, Paar, t
• GEWICHT Gewicht des Artikels in kg
• VKHBRUTTO Verkaufpreis an Händler Brutto
• EKNETTO Globaler Einkaufspreis des Artikels (also nicht an spez. Lieferanten gebunden)
• LIEFNR Lieferantennummer, der diesen Artikel liefert
• MINDESTAB Mindestabnahme des Artikels
• LAGERBEST Lagerbestand. Darf Dezimalzahl sein, wenn Artikel teilbar ist.
• ANMERKUNG Interne Anmerkungen zum Artikel
• PREISLISTE Soll dieser Artikel auf die Preisliste. Mögliche Eingaben: »Y«, »N«
• TOPART Top Artikel - Für Webshop nutzbar. Mögliche Eingaben: »Y«, »N«
• NEU Artikel Neu im Sortiment - Für Webshop nutzbar. Mögliche Eingaben: »Y«, »N«
• AKTIV Artikel aktiv. Nur aktive Artikel können auf Aufträge gesetzt werden. Mögliche Eingaben: »Y«, »N«
• ATT1N Artikelattribut Name. Es kann nur max. 1 Attribut importiert werden.
• ATT1T Artikelattribut Typ. Mögliche Eingaben: »S« = String (255 Zeichen), »T« = TEXT (32000 Zeichen), »I« = Ganzzahl, »F« = Kommazahl
• ATT1V Artikelattribut Wert. Eingabe hängt vom Attributtyp ab
• ATT1INET Artikelattribut - für Webshop gedacht. Mögliche Eingaben: »Y«, »N«
• BILD Pfad zum Bildnamen. (nur Lokal hinterlegte Bilder werden unterstützt, der Bildimport per URL funktioniert nur mit dem Bildimporter!)
• LAGERAKTIV Artikel wird mit Lageroption benutzt (Lagerbestand soll berücksichtigt werden). Mögliche Eingaben: »Y«, »N«
• KLEINERNULL Lagerbestand darf kleiner 0 werden
• TEILBAR Artikel ist teilbar, d.h. 0,450 ist als Lagermenge bzw. Verkaufmenge etc. bei diesem Artikel zulässig. Mögliche Eingaben: »Y«, »N«
• HERSTELLER Herstellername
• ANZAHL-P1 Anzahl vom 1. Staffelpreis, ab dem der Preis für Endkunden gilt
• PREIS-P1 Preis vom 1. Staffelpreis für Endkunden
• ANZAHL-P5 Anzahl vom 5. Staffelpreis, ab dem der Preis für Endkunden gilt
• PREIS-P5 Preis vom 5. Staffelpreis für Endkunden
• ANZAHL-H1 Anzahl vom 1. Staffelpreis, ab dem der Preis für Händler gilt
• PREIS-H1 Preis vom 1. Staffelpreis für Händler
• ANZAHL-H5 Anzahl vom 5. Staffelpreis, ab dem der Preis für Händler gilt
• PREIS-H5 Preis vom 5. Staffelpreis für Händler
• EBAYPREIS eBay-Preis des Artikels. Wird autom. vorausgefüllt bei eBay-Angeboterstellung
• KATEGORIE Kategoriehierarchie, in welcher der Artikel enthalten sein soll

[bearbeiten] 14.2 Artikelexport

Der Artikelexport hat ein anderes Format als der Artikelimport. Der Export ist ebenfalls eine CSV-Datei mit folgendem Aufbau:

ArtNr;Name;VKNetto;VKBrutto;UVP;USt;LagerAnz;Einheit;Mindestbestell;EAN;VKHNetto;Gewicht;Neu; Kurzbeschreibung;Beschreibung;ProduktURL;ProduktBild;EK;Hersteller;

[bearbeiten] 14.3 Kundenimport-CSV

Das Format für den Kundenimport (eine Zeile):

KDNR;HAENDLER;FIRMA;TITEL;ANREDE;VORNAME;NAME;STRASSE;PLZ;ORT;LAND;TEL;FAX;MOBIL;EMAIL;USTID;KOMMENTAR;FIRMENZUSATZ;ZUHAENDEN;EBAYNAME;

Folgende Felder sollten unbedingt ausgefüllt werden, um Probleme zu vermeiden:

KDNR, HAENDLER, NAME

Beispiel einer Kunden-CSV-Importdatei (2 Zeilen, erste Zeile endet nach ebay2;):

1111;Y;TEST GmbH;;Herr;Klaus;Muster;Königstr. 12;45678;"Musterdorf;;;ebay1;Koeln";
Deutschland;0049214555555;0049214555555;0179999999999;test@test.de;XXX;;;;ebay2;
2;N;;Dr.;Frau;Marta;Test;Dornstr. 45;12678;Testdorf;Deutschland;0049222666666;0049222666667;
0178888888;test@none.de;;;;;ebay3;

Erklärung der Spalten:

• KDNR Kundennummer
• HAENDLER Händlerkunde. Mögliche Eingaben: »Y«, »N«
• FIRMA Firmenname
• TITEL Titel des Kunden
• ANREDE Anrede des Kunden
• VORNAME Vorname des Kunden
• NAME Nachname des Kunden
• STRASSE Strasse des Kunden
• PLZ Postleitzahl des Kunden
• ORT Ort des Kunden
• LAND Land des Kunden
• TEL Telefonnummer des Kunden
• FAX Faxnummer des Kunden
• MOBIL Mobilnummer des Kunden
• EMAIL Emailadresse des Kunden
• USTID Umsatzsteuer-ID
• KOMMENTAR Kommentar zum Kunden
• FIRMENZUSATZ Firmenzusatz (wird auf Formularen mitgedruckt)
• ZUHAENDEN zu Händen (wird auf Formularen mitgedruckt)
• EBAYNAME eBay-Kundenname

[bearbeiten] 14.4 Kundenexport

Der Kundenexport hat ein anderes Format als der Kundenimport. Der Export ist ebenfalls eine CSV-Datei mit folgendem Aufbau:

KundenNr;Firma;Anrede;Titel;Vorname;Name;Strasse;PLZ;Ort;Land;Tel;Fax;EMail;Mobil; Erstellungsdatum;Haendler;USTID;Zusatz;ZuHaenden;Geburtstag;WWW;AdressZusatz;

[bearbeiten] 14.5 Artikelpreise Im-/Export

Mit dieser Funktion lassen sich Artikelpreise (netto oder brutto) schnell und bequem aktualisieren.

Import

Durch den Importer können selbst erstellte oder durch einen Lieferanten bereitgestellte CSV-Dateien verarbeitet werden. Da hier flexibel auf die CSV-Datei eingestellt werden kann, ist es nicht nötig eine feste Reihenfolge der Spalten einzuhalten.

Das Import-Fenster:

Importdatei – Dateiname: Drücken Sie auf den Button mit den „3 Punkten“ um ihre CSV-Datei zu laden

CSV-Vorlage: In diesem Feld finden Sie Ihre gespeicherten Mappingvorlagen. Sollten Sie noch keine Vorlage gespeichert haben, möchten eine neue Vorlage erstellen oder die bereits gespeicherten Vorlagen entsprechen nicht Ihren Vorstellungen für den Import, wählen Sie bitte „Neue Vorlage“ und geben in das Feld Vorlagenname eine Bezeichnung für diese Importvorlage ein unter der Sie sie ablegen möchten.

Feldzuordnung: Hier können Sie bestimmen, welche Daten aktualisiert werden sollen. In der ersten Spalte „Feldnr.“ werden Ihnen die Feldnamen Ihre CSV-Datei angezeigt. In der zweiten Spalte ordnen Sie die Spalten Ihrer Datei logischen Werten im Programm zu. Hierfür stehen Ihnen folgende Optionen für das Mapping zur Verfügung:

Artikelnummer -> Artikelnummer in der Wawi (dient nur zur Erkennung des Artikels)
EAN -> EAN Nummer des Artikels in der Wawi (dient nur zur Erkennung des Artikels)
Lieferant-Art. Nr. -> Artikelnummer des Lieferanten (dient nur zur Erkennung des Artikels)
Lieferant EK -> netto EK-Preis (wird nur aktualisiert wenn der Artikel anhand der „Lieferant-Art. Nr.“ identifiziert wird)
Lief. Lieferbar -> Verfügbarkeit beim Lieferanten (wird nur aktualisiert wenn der Artikel anhand der „Lieferant-Art. Nr.“ identifiziert wird)
Std. VK brutto -> Standard Artikel Verkaufspreis brutto
Std. VK netto -> Standard Verkaufspreis netto
eBay VK -> eBay Verkaufspreis brutto
UVP -> Unverbindliche Preisempfehlung des Herstellers
VK-Netto (KdGrp) -> Verkaufspreis Netto / Kundengruppe (ändert den Preis der gewählten Kundengruppe und Plattform)
VK-Brutto (KdGrp) -> Standard Verkaufspreis Brutto / Kundengruppe (ändert den Preis der gewählten Kundengruppe und Plattform)
Staffel: Anzahl 1 -> Preisstaffel ab X Anzahl (ändert die Bedingung für die Preisstaffel der gewählten Kundengruppe und Plattform)
Staffel :VK Netto 1 -> Verkaufspreis Netto für diese Preisstaffel (ändert den Preis für die Preisstaffel der gewählten Kundengruppe und Plattform)
Staffel :VK Brutto 1 -> Verkaufspreis Brutto für diese Preisstaffel (ändert den Preis für die Preisstaffel der gewählten Kundengruppe und Plattform)
Staffel: Anzahl 2 -> siehe Staffe1: Anzahl 1
Staffel :VK Netto 2 -> siehe Staffe1: VK Netto 1
Staffel :VK Brutto 2 -> siehe Staffe1: VK Brutto 1
Staffel: Anzahl 3 -> siehe Staffe3: Anzahl 1
Staffel :VK Netto 3 -> siehe Staffe1: VK Netto 1
Staffel :VK Brutto 3 -> siehe Staffe1: VK Brutto 1
Staffel: Anzahl 4 -> siehe Staffe1: Anzahl 1
Staffel :VK Netto 4 -> siehe Staffe1: VK Netto 1
Staffel :VK Brutto 4 -> siehe Staffe1: VK Brutto 1
Staffel: Anzahl 5 -> siehe Staffe1: Anzahl 1
Staffel :VK Netto 5 -> siehe Staffe1: VK Netto 1
Staffel :VK Brutto 5 -> siehe Staffe1: VK Brutto 1
WebShop Aktiv -> Artikel im Webshop anzeigen (mögliche Bedingungen „Y“ oder „N“)
Lagerbestand -> Lagerbestand für den Artikel aktualisieren

Ab Zeile: Hier bestimmen Sie, ab welcher Zeile in der CSV, die Daten verarbeitet werden sollen.

Trennzeichen: Hier stellen Sie das Trennzeichen ein mit dem die Spalten in Ihrer CSV-Datei abgegrenzt sind.

Plattform: Wählen Sie die Plattform für die, die Daten geändert werden sollen.

Kundengruppe: Diese Auswahl betrifft nur Änderungen am Preis, dazu muss „VK-Netto (KdGrp)“ oder „VK-Brutto (KdGrp)“ als Mappingauswahl gesetzt sein!

Wenn Sie nur die Standard VK-Preise anpassen möchten, darf hier keine Kundengruppe gewählt werden und weiter muss beim Mapping „Std. VK Brutto“ oder „Std. VK Netto“ Ihrem VK-Preis in der CSV-Datei zugewiesen werden!

VK-Faktor: Wenn Sie Ihren VK-netto Preis automatisch berechnen lassen möchten, können Sie in dieses Feld einen Wert eingeben, der dann zur globalen Berechnung der VK-Preise für Ihre Artikel herangezogen wird.

Identifizierung der Artikel: Sie haben drei Möglichkeiten die Artikel in Ihrer CSV-Datei den richtigen Artikel in der Wawi zuzuordnen.

1. nach Artikelnummer: Hiermit wird der Artikel anhand Ihrer eigenen Art.Nr. wie sie in der Wawi hinterlegt sind erkannt, diese Variante ist besonders geeignet, wenn Sie eine CSV-Datei haben, die Sie vorher mit der Wawi eigenen Exportfunktion erstellt haben. Wichtig: Bei dieser Auswahl muss in der Feldzuordnung in der Spalte „Mapping“ die Option „Artikelnummer“ der Feldbezeichnung für die „Artikelnummer“ in der CSV-Datei zugewiesen sein! Beachten Sie bitte, dass mit dieser Auswahl keine Lieferantendaten geändert werden können!

2. nach EAN Nummer: Bei Ihren Artikeln haben Sie die EAN-Nummer hinterlegt und Sie besitzen eine CSV-Datei die über EAN Nummern verfügt, dann können Sie Ihre Artikel über diese Auswahl erkennen lassen. Wichtig: Bei dieser Auswahl muss in Feldzuordnung in der Spalte „Mapping“ die Option „EAN“ der Feldbezeichnung für die „EAN“ in der CSV-Datei zugewiesen sein! Beachten Sie bitte, dass mit dieser Auswahl keine Lieferantendaten geändert werden können!

3. nach Lieferanten Art.-Nr.: Wenn Sie eine Datei von Ihrem Lieferanten mit dessen Artikelnummern erhalten können Sie, sofern Sie bei ihren Artikeln den Lieferanten und die Art.-Nr. des Lieferanten hinterlegt haben, diese Option nutzen, um Ihre Artikel zu identifizieren, hierbei werden nicht nur die Artikelpreise und Lagerbestände aktualisiert sondern auf Wunsch auch die bei dem Lieferant hinterlegten EK-Preise und Verfügbarkeiten. Wichtig: Bei dieser Auswahl muss in Feldzuordnung in der Spalte „Mapping“ die Option „Lieferant-Art. Nr. “ der Feldbezeichnung für die „Lieferant-Art. Nr.“ in der CSV-Datei zugewiesen sein!

Wenn Sie in Ihrer CSV-Datei alle drei Spalten (Artikelnummer, EAN, Lieferant-Art. Nr.) zur Verfügung haben, ist es nicht nötig alle drei Spalten zu mappen, es genügt wenn Sie die Spalte Ihrer CSV mappen, mit der Sie Ihre Artikel erkennen lassen möchten!

Die Staffelpreise können unabhängig von allen anderen Preisen und einzeln geändert werden, somit ist es unter Umständen möglich, dass Sie höhere Staffelpreise angeben als der Einzelverkaufspreis oder der darunter liegende Staffelpreis ist.

Nach dem Import: In dem sich jetzt geöffnetem Fenster werden die Artikel ausgegeben die durch den Importer nicht gefunden wurden. Dabei kann es sich um Artikel handeln die im System nicht vorhanden sind oder nicht identifiziert wurden.

Alter Preis-Im.-/Export

Wird die Preisimportmaske verlassen, erscheint der alte Pries-Import/Export. Hiermit können nur die Std.VK Preise für die Artikel geupdatet werden.

• Sie erstellen zunächst einen Artikelpreisexport.
• Sie ändern die Preise zu den Artikeln im Editor, Microsoft Excel, OpenOffice etc.
• Sie importieren diesen angepassten Export wieder zurück mit der Artikelpreisimport-Funktion.

Die Spaltenreihenfolge des Exports muss beibehalten werden. Mit dieser Funktion können Endkundenpreise, Händlerpreise, die MwSt. und der eBay-Preis für jeden Artikel angepasst werden.

Sollten Sie Probleme beim Bearbeiten der Datei in Excel haben, weil Preise als Datum erkannt werden, so gehen Sie wie folgt vor:

• Excel > Extras > Optionen > International > Haken weg bei "Trennzeichen vom Betriebssystem übernehmen" und beim Dezimaltrennzeichen einen Punkt machen.
• Excel > neues Arbeitsblatt > Daten > externe Daten importieren > die gewünschte .TXT Datei auswählen > öffnen > weiter > Haken nur bei Semikolon > weiter > klicken bei Datenformat der Spalten "Text" > Fertig stellen > OK.

[bearbeiten] 14.6 Buchungsdaten exportieren

Über das Menü Buchhaltung lassen sich Buchungsdaten exportieren.

Zur Auswahl stehen Journale für Rechnungen und Gutschriften sowie Offene Posten. Exportiert werden die Daten als CSV-Dateien und können (nach evtl. Bearbeitung) in Finanzbuchhaltungsprogrammen etc. weiterverwendet/importiert werden.

Wie Sie das Finanzbuchhaltungsprogramm Easy Cash & Tax einbinden können, finden Sie unter Easy Cash & Tax Importeinstellungen

[bearbeiten] 14.7 Versanddaten exportieren

In der Rechnungsübersicht können Rechnungen markiert werden, zu denen Versanddaten exportiert werden sollen. Zur Auswahl stehen bislang folgende Exportformate:

• Easylog 4.1 und höher
• Hermes Privat-Paketservice
• Hermes Profi-Paketservice
• DHL Intraship
• UPS Worldship
• DPD DELIsprint

Weitere Informationen unter Export von Versanddaten.

[bearbeiten] 14.8 Zahlungsdaten importieren

Über das Menü Buchhaltung -> Zahlungsabgleich gelangt man zur Importfunktion von Zahlungen, die automatisch mit Aufträgen und Rechnungen abgeglichen werden sollen. Automatisch bearbeitet werden CSV-Dateien, die Banken zum Download bereitstellen. Das folgende Bild zeigt ein Beispiel einer solchen Datei - dieser Aufbau wird sicherlich nicht mit dem Aufbau der Datei Ihrer Bank übereinstimmen, da fast jede Bank ein anderes Format benutzt. Daher kann jeder die jeweiligen Felder selbst zuweisen und die Feldzuweisungen als Vorlage für nachfolgende Importe abspeichern.

Die Vorgehensweise beim automatischen Zahlungsabgleich funktioniert wie folgt:

• Zunächst muss die CSV-Datei mit den Zahlungsdaten von der Bank zugeteilt werden. Dies geschieht mit einem Klick auf den Button »...«.
• Nun können Sie entweder eine bereits erstellte Mapping-Vorlage der Felder auswählen oder eine neue erstellen.
  Eine Mapping-Vorlage beschreibt die Zuordnung der Spalten von der Bankdatei zu logischen Werten im Programm. Da jede Bank unterschiedliche Exportdateien anbietet, wurde diese flexible Lösung gewählt.
  Die Zuordnungen der einzelnen Felder der Datei können durch Doppelklicks auf die entsprechenden rosa Felder zugewiesen werden. Steht der Umsatz etwa bei Ihnen in der Datei in Spalte 6, so stellen Sie dort die Zuordnungsvariable auf Umsatz.
  Zusätzlich kann das Trennzeichen ausgewählt werden, das angibt, ab welcher Zeile die Importdatei verarbeitet werden soll (manche Banken haben einige Textinformationszeilen vor den eigentlichen Buchungsdaten) und unter welcher Zahlungsart die zu importierenden Zahlungen verbucht werden sollen.
• Ist die Zuordnung der Felder OK, startet der Abgleich per Klick auf den Button »Abgleich«. Es erscheint eine Liste mit allen Zahlungseingängen in der CSV-Datei.

Die Datensätze sind unterschiedlich gefärbt:

• Grün = 99 % Übereinstimmung (Verwendungszweck + Betrag gefunden)
• Rosa = 75 % Übereinstimmung (Verwendungszweck gefunden, Betrag abweichend)
• Gelb = 25 % Übereinstimmung (Verwendungszweck nicht gefunden, Betrag stimmt überein)
• Weiss = 0 % Übereinstimmung

Als Verwendungszweck wird folgendes untersucht:

• Auftragsnummer
• Rechnungsnummer
• Verwendungszweck aus der Kaufabwicklung von eazyAuction

Dass einer Zahlung ein Auftrag bzw. Rechnung zugeordnet wurde, erkennen sie an der Spalte Typ, V-Nr, V-Datum bzw. an der Farbe des Datensatzes - nur weisse Datensätze sind nicht zugeordnet worden. "R" steht unter Typ für Rechnung, "A" für Auftrag.
Sie können jederzeit eine Zuweisung löschen und eine Rechnung oder Auftrag manuell zuweisen, hierbei erscheint eine Liste mit Rechnungen bzw. Aufträgen, wo nach dem richtigen Vorgang gesucht werden kann. Der folgende Screenshot verdeutlicht die Suche nach einem Auftrag bzw. nach einer Rechnung:

Ebenfalls können Sie Zahlungen zu den jeweiligen Aufträgen / Rechnungen löschen.
Per Button »Setzen« wird der Zahlungsabgleichvorgang beendet und die Zahlungen gesetzt. Möchte man keine einzige Zahlung setzen, so betätigt man den Button  »Schliessen«. Eine automatisch gesetzte Zahlung schaut folgendermaßen aus:

Achtung: Gelbe Datensätze sollten auf jeden Fall nochmals kontrolliert werden. Hier kann es durchaus vorkommen, dass eine Zahlung auf zwei oder mehrere Rechnunen / Aufträge vom Betrag her passt. Automatisch wird nur der erste gefundene Datensatz gelb markiert, d.h. automatisch zugeordnet. Hierbei müssen Sie ggf. nach dem korrekten Auftrag bzw. der Rechnung suchen und diesen entsprechend zuweisen.

[bearbeiten] 14.9 Artikelbilder importieren

Der Artikelbildimport eignet sich zum nachträglichen Importieren von Artikelbildern. Ebenso können Sie mit dieser Funktion Bilder aktualisieren. Die Zuordnung zum Artikel geschieht hierbei über die Artikelnummer.

Das Format für den Artikelbild-Import:

ARTNR;PFAD;BILDNUMMER;

Alle drei Felder sind für den Import notwendig.

Eine erste Zeile mit den Spaltenköpfen ist nicht erforderlich.

Beispiel einer Artikelbild-Importdatei:

008;c:\bilder\008.jpg;1;
009;http://www.test.de/pics/009.jpg;1;

[bearbeiten] 14.10 Finanzbuchhaltung Easy Cash & Tax: Importeinstellungen

Laden Sie das Plugin CSV-Import-PlugIn von der Webseite von ec&t herunter und kopieren Sie es in den Ordner vom ec&t Programm.

Exportieren Sie die Daten aus JTL-Wawi heraus gemäß dieser Anleitung, 14.6 Buchungsdaten exportieren und rufen Sie unter Easy Cash & Tax -> Menü "Ansicht" -> Import auf.

Geben Sie die Einstellungen wie in folgendem Screenshot an:

[bearbeiten] 14.11 Easylog 4.1 Datenimporteinstellungen

Die Einstellungen entnehmen Sie bitte diesen Screenshots:

Bei Allen Versionen bis 0.9960 Bitte das Feld 20 (Hausnr.) freilassen. So wird diese korrekt übernommen. Ab 0.9960 wird die Hausnr. mit exportiert.

[bearbeiten] 14.12 Datenimport / Datenexport aus XT Commerce, OsCommerce, Zen Cart, Virtuemart

Hierfür wird das kostenlose Schnittstellenmodul JTL-Wawi Connector benötigt. Es wird als Modul im Webshop installiert und kommuniziert mit JTL-Wawi auf Knopfdruck vollkommen automatisch, ohne jegliche Import-/Exportdateien.

Die Schnittstelle funktioniert bidirektional, d.h. alle Artikel- und Kategoriedaten werden autom. in JTL-Wawi importiert. Werden in JTL-Wawi Artikel oder Kategorien verändert/neu erstellt, so werden sie bei der Synchronisation in den Webshop exportiert. Bestell- und Kundendaten werden ebenfalls aus dem Shop in JTL-Wawi übernommen.

Weitere Informationen, Downloads und Installationsanleitung zu den Connectoren finden Sie hier: JTL-Wawi Connector.

Folgende, auf OsCommerce basierenden Webshops, können ebenfalls per JTL-Wawi Connector mit JTL-Wawi verbunden werden:

• OL Commerce
• NE-XT
• Gambio
• Xoom

[bearbeiten] 14.13 Auftragsimport (XML)

Der Auftragsimport ermöglicht es Ihnen, bereits bestehende Aufträge aus anderen Anwendungen in JTL-Wawi zu importieren. Bei diesen »Drittprogrammen« kann es sich bspw. um ein POS-System, ein Shopsystem oder auch um ein anderes Warenwirtschaftssystem handeln. Voraussetzung hierfür ist, dass die entsprechende Anwendung eine Speicherung bzw. einen Export im XML-Format ermöglicht.

Generell empfehlen wir Ihnen, vor einem XML-Import grundsätzlich immer einen Datenbank-Export bzw. eine Sicherung durchzuführen.

Zu dieser Schnittstelle gelangen Sie über den Punkt JTL-Wawi in der Menüleiste. Wählen Sie dort den Punkt Auftragsimport (*.xml).

Es öffnet sich nun folgendes Fenster:

Mit Hilfe der Schaltfläche wählen Sie hier die zu importierende XML-Datei aus.

Sofern Sie mehrere Firmen in JTL-Wawi eingerichtet haben, wählen Sie aus der Auswahlliste bitte die Firma aus, der Sie die zu importierenden Auftragsdaten zuordnen möchten. Haben Sie nur eine Firma eingerichtet, so ist die Bezeichnung dieser Firma bereits ausgewählt.

Die in JTL-Wawi bereits vorhandenen Kundendaten können durch Setzen dieses Hakens automatisch mit den Kundendaten aktualisiert werden, die in der XML-Datei enthalten sind.
Mögliche bereits vorhandene Kunden werden hierbei ausschließlich über die Kundennummer identifiziert.

Durch Setzen dieses Hakens generiert JTL-Wawi aus den importierten Aufträge automatisch die dazugehörigen Rechnungen.

Hier wählen Sie, ob die importierten Aufträge Auswirkungen auf Ihren in JTL-Wawi geführten Lagerbestand haben sollen bzw. ob die Lagerbestände der jeweiligen Artikel aktualisiert werden sollen. Wenn Sie hier einen Haken setzen, werden die Lagerbestände in JTL-Wawi also nicht verringert bzw. verändert.

Nachdem Sie die gewünschte XML-Datei ausgewählt und die gewünschten Einstellungen für den Import getroffen haben, können Sie nun die Auftragsdaten importieren.
Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche Aufträge importieren

Im Detail-Bereich des Fensters sehen Sie nun den Fortschrittsbalken, sowie die Meldung über die importierten Daten.

Die importierten Aufträge finden Sie nun wie gewohnt in der Auftragsübersicht von JTL-Wawi. Haben Sie ausgewählt, dass die zugehörigen Rechnungen automatisch erstellt werden sollen, finden Sie dementsprechend auch die Rechnungen in der Rechnungsübersicht von JTL-Wawi.

Aufbau der zu importierenden XML-Dateien

Die XML-Datei(en), die Sie mit Hilfe dieser Funktion in JTL-Wawi importieren können, müssen einem festgelegten Aufbau folgen.

Um diesen Aufbau besser nachvollziehen zu können, dient die Datei bestell_import.xsd. Diese Datei finden Sie im Ordner Importdateien im Programmorder von JTL-Wawi. Dieser Ordner ist auch in jedem Updatepaket von JTL-Wawi enthalten.

Die Dateiendung ».xsd« steht für »XML schema description file«, also das XML-Schema. Diese Datei beinhaltet die Elementnamen und die verfügbaren Attribute des XML-Dokuments, d. h. eine Schemadatei enthält die Deklarationen die zur Erstellung der XML-Datei benötigt werden.

Im oberen »Abschnitt« werden die Elementnamen und dazugehörigen Werte aufgeführt. Für Währungen sieht der entsprechende Abschnitt bspw. wie folgt aus:

Ab Zeile 110 der XSD-Datei beginnt der »eigentliche« Aufbau.

<xs:element name="cWaehrung" type="waehrung" />

besagt im o. g. Beispiel der Währungen also, dass somit nur einer der oben aufgeführten Werte definiert werden kann

<xs:element name="cSprache" type="sprache" />

besagt somit, dass für das Element »cSprache« ein Wert aus den hinterlegten Definitionen verwendet werden muss (siehe Zeile 55 bis 78: "ger", "eng" usw.).

<xs:element name="fGesamtsumme" type="xs:decimal" />

definiert ein Element vom Typ »decimal«.

<xs:element name="cBestellNr" type="string30" />

definiert ein Element vom Typ »String« mit einer maximalen Länge von 30 Zeichen.

Nachfolgend sehen Sie ein Beispiel für den Inhalt einer XML-Datei. Die gelb hervorgehobene Zeile zeigt beispielhaft die Verwendung von Attributen innerhalb der XML-Datei. Bei diesen Attributen handelt es sich um Verknüpfungen mittels interner Schlüssel aus JTL-Wawi. So kann beim Import erkannt werden, dass es sich bspw. um einen Kunden mit der internen Nummer 567 handelt.

Die Inhalte der rot hervorgehobenen Bezeichnungen (kFirma, kArtikel usw.) werden automatisch mit den entsprechenden Daten in JTL-Wawi verknüpft. Werden diese nicht angegeben, werden sie automatisch auf die Kundennummer bzw. Artikelnummer hin überprüft und verglichen. Bei Variationen werden zusätzlich auch die Namen verglichen.

Wichtig ist auch, das korrekte Datumsformat zu verwenden. Verwenden Sie hierbei das Schema JJJJ-MM-TT

Bei sämtlichen Preisangaben ersetzen Sie das Komma bitte jeweils immer durch den Punkt als Trennzeichen.

Alle Angaben im Format YES bzw. NO ersetzen Sie bitte durch die groß geschriebenen Buchstaben Y bzw. N.

Bitte beachten Sie außerdem: In dieser Beispieldatei im XML-Format ist zur besseren Übersicht lediglich ein zu importierender Auftrag enthalten. Sobald mehrere Aufträge in der Datei enthalten sind, muss innerhalb des Abschnitts »tBestellungen« die Sequenz tBestellung entsprechend wiederholt werden.

<tBestellungen>
  <tBestellung>
  ..
  </tBestellung>
  <tBestellung>
  ..
  </tBestellung>
</tBestellungen>

Die beiden Beispiel-Dateien (XML und XSD) stellen wir Ihnen an dieser Stelle auch zum Download zur Verfügung: