21. FORMULAREDITOR
Aus JTLWiki
JTL-Wawi enthält ab Version 0.99630 einen Formulareditor. Der Formulareditor gibt Ihnen die Möglichkeit sämtliche Formulare, die aus JTL-Wawi heraus gedruckt werden können, individuell zu gestalten und anzupassen. Der Formulareditor wird auch Formulardesigner, Berichtdesigner bzw. Belegdesigner genannt. Die bereits hinterlegten Standardformulare entsprechend weitestgehend den festen Formularen, die bisher fest in JTL-Wawi implementiert waren. Zusätzlich stehen nun aber auch eine Reihe weiterer Formulare zur Verfügung.
[bearbeiten] 21.1 Allgemeines zum Formulareditor
Die Integration des Formulareditors verhilft JTL-Wawi zu folgenden Neuerungen/Verbesserungen:
- Alle Druckvorlagen sind individuell anpassbar (pro Firma, Kundengruppe und Sprache).
- Eine Druckvorschau ist nun in integriert.
- Formulare können nicht nur gedruckt, sondern auch direkt als PDF, TIFF, JPG und weiteren Dateiformaten gespeichert werden.
- Der Versand von E-Mails mit angehängten PDF-Dokumenten wie Aufträgen/Rechnungen usw. ist erheblich schneller und bedarf keines zusätzlichen PDF-Tools mehr.
- Jeder Firma in JTL-Wawi können nun eigene Formularvorlagen zugewiesen werden.
- Auch jeder Kundengruppe in JTL-Wawi können nun eigene Formularvorlagen zugewiesen werden.
- Formulare sind nun auch pro Sprache erstellbar. Beim Druck entscheidet die Kundensprache über die gewählte Druckvorlage.
Der in JTL-Wawi integrierte Formulareditor ist ein sehr mächtiges Werkzeug, wodurch hinsichtlich der Gestaltungsmöglichkeiten von Dokumenten kaum Wünsche offen bleiben. Grundsätzlich sind die Druckvorlagen grob mit den Vorlagen zu vergleichen, die Sie evtl. schon aus der Arbeit mit Serienbriefen in einem Textverarbeitungsprogramm kennen. Zum Einsatz kommen Platzhalter für die verschiedenen »Bestandteile« der Dokumente, die beim späteren Druck automatisch durch die Daten aus der Datenbank von JTL-Wawi ersetzt werden.
Aufgrund des sehr hohen Funktionumfangs des Formulareditors, wäre es ein sehr schwieriges Unterfangen, hier auf sämtliche Möglichkeiten, Funktionsweisen und Bedienungsabläufe einzugehen. Ein ausführliches Handbuch im PDF-Format, das die Verwendung des Formulareditors in allen Einzelheiten erklärt, können Sie hier herunterladen: Handbuch Formulardesigner. All jenen Anwendern, die evtl. planen, eigene Druckvorlagen von Grund auf selbst zu gestalten oder tiefergehende Änderungen an den Standard-Vorlagen vorzunehmen, möchten wir eindringlich nahelegen, das o. g. Handbuch zu studieren bzw. bestimmte Funktionsweisen nachzuschlagen.
Für die überwiegende Zahl der Anwender wird es hingegen ausreichend sein, bestehende Vorlagen anzupassen, die Position von einzelnen Objekten zu verändern oder Schriftarten- und größen zu ändern. Wir möchten versuchen, derartige Vorgänge in möglichst einfachen Schritten zu veranschaulichen. Hierzu finden Sie unter Kapitel 21.5 eine Reihe von Kurzanleitungen zu verschiedenen Anpassungswünschen.
Zu guter Letzt möchten wir an dieser Stelle auch noch auf eine weiteren Punkt hinweisen: bei der Implementierung des Formulareditors in JTL-Wawi haben wir darauf geachtet, dass einzelne Vorlagen problemlos importiert und exportiert werden können. Als Anwender von JTL-Wawi erhalten Sie dadurch die Möglichkeit, Formulare mit anderen Anwendern auszutauschen. Dies kann in der späteren Praxis sehr von Nutzen sein, wenn Sie bspw. eine Vorlage für Versandetiketten eines bestimmten Logistikpartners benötigen. Möglicherweise hat bereits ein anderer Anwender eine solche Vorlage erstellt und kann Ihnen diese zur Verfügung stellen.
[bearbeiten] 21.2 Druckvorlagenverwaltung
Um die bereits implementierten Druckvorlagen zu editieren und nach Ihren Wünschen anzupassen, wählen Sie aus der Menüleiste zunächst den Punkt Einstellungen. Wählen Sie nun den Menüpunkt Texte/Vorlagen. In diesem Menüpunkt sind weitere Untermenüpunkte enthalten. Wählen Sie hier bitte den Punkt Druck-Vorlagen.
Sie gelangen nun in die Druckvorlagenverwaltung.
Im linken Fensterbereich sehen Sie die aktuell implementierten Druckvorlagen:
- Angebot
- Auftrag
- Rechnung
- Lieferschein
- Gutschrift
- Preisliste
- Mahnung
- Kundendetails
- Kundennachricht
- Packliste
- Inventurliste
- Artikeletikett
- Versandetikett
- Lieferantennachricht
- Lager-Packliste
- Versandliste
Zu jedem einzelnen Druckvorlagentyp ist bereits eine Vorlage vorhanden, die gleichzeitig auch als »Standard« definiert ist. Auf Grundlage dieser bereits vorhandenen Vorlagen ist es nun möglich, die vorhandenen Vorlagen zu bearbeiten bzw. anzupassen oder weitere Vorlagen zu erstellen. Zudem können die aufgeführten Vorlagen auch exportiert oder gelöscht werden. Das Löschen der als »Standard« definierten Vorlagen ist nicht möglich.
Mit Hilfe der einzelnen Schaltflächen unterhalb der aufgeführten Vorlagen, starten Sie die gewünschten Vorgänge.
-Neue erstellen-:
Durch einen Klick auf diese Schaltfläche erstellen Sie eine neue Vorlage für den auf der linken Seite ausgewählten Vorlagentyp.
Es öffnet sich folgendes Fenster:
Vorlagenname:
Vergeben Sie hier einen passenden Namen für Ihre Vorlage.
Firma: Jeder Ihrer in JTL-Wawi angelegten Firmen können Sie eigene bzw. unterschiedliche Druckvorlagen zuweisen. Wählen Sie daher an dieser Stelle die Firma aus, der die Druckvorlage zugewiesen werden soll.
Sprache: Für Ihre ausländischen Kunden und Bestellungen bietet es sich häufig an, auch die von Ihnen verschickten Dokumente in der jeweiligen Sprache zu hinterlegen. Betreiben Sie beispielsweise einen mehrsprachigen Online-Shop, so haben Sie in JTL-Wawi oftmals z. B. die Artikelbeschreibung bereits in der entsprechenden Sprache hinterlegt. Wählen Sie aus diesem Feld nun die gewünschte Sprache, so werden auch auf den einzelnen Dokumenten die jeweiligen fremdsprachigen Texte und Inhalte ausgegeben. Zudem können Sie auch weitere Elemente der Vorlagen, an die gewünschte Sprache anpassen (z. B. Anrede, Grußformel usw.).
Kundengruppe: Auch für die von Ihnen eingerichteten Kundengruppen ist es möglich, individuelle Druckvorlagen zu hinterlegen. So ist es z. B. umsetzbar, dass Ihre gewerblichen Kunden (z. B. Wiederverkäufer) andere Rechnungen erhalten, als private Endkunden. Je nachdem, welche Kundengruppen Sie in JTL-Wawi eingerichtet haben und verwenden, sind vielfältige Möglichkeiten denkbar.
Standard: Für jeden Vorlagentyp (Angebot, Auftrag, Rechnung usw.) können Sie jeweils eine der Vorlagen als Standard definieren. Diese Vorlage wird von JTL-Wawi immer dann verwendet, wenn es keine »speziellen« Vorlagen für Firma, Sprache oder Kundengruppen gibt. Vorlagen die explizit einer Firma, Sprache oder Kundengruppe zugewiesen wurden, haben somit Vorrang vor der Standard-Vorlage.
Vorlage aus Datei importieren: Um eine bereits vorhandene Vorlage mit Hilfe dieser Funktion importieren zu können, muss neben der Standardvorlage noch eine weitere (neue) Vorlage existieren. Diese wird anschliessend durch die von Ihnen importierte Datei ersetzt.
-Bearbeiten-:
Über diese Schaltfläche haben Sie die Möglichkeit, die zuvor genannten Einstellungen (Name der Vorlage, Zuweisung von Sprache, Kundengruppe etc.) einer Vorlage zu ändern.
-Löschen-:
Druckvorlagen können mit einem Klick auf diese Schaltfläche gelöscht werden. Markieren Sie hierfür zuvor die gewünschte Vorlage, so dass diese blau hinterlegt ist. Vorlagen die als Standard definiert wurden, können nicht gelöscht werden.
-Standard-:
Mit Hilfe dieser Schaltfläche definieren Sie die gewünschte und zuvor markierte Vorlage als Standard. Die bis dahin als Standard definierte Vorlage wird danach als reguläre Vorlage geführt, da es innerhalb jedes Vorlagentyps nur eine Standard-Vorlage geben kann.
-Editieren-:
Über diese Schaltfläche gelangen Sie zum eigentlichen Formulareditor. Dieser öffnet die von Ihnen markierte Vorlage, so dass diese im Anschluss von Ihnen bearbeitet werden kann.
-Exportieren-:
Um Ihre Vorlagen zu sichern oder auch um Vorlagen mit anderen Anwendern von JTL-Wawi auszutauschen, können Sie eine zuvor markierte Vorlage mit Hilfe dieser Schaltfläche exportieren. Es öffnet sich daraufhin ein Dialogfenster, in dem Sie den Speicherort entsprechend Ihren Wünschen anpassen können.
-Schließen-:
Die Schaltfläche -Schließen- ist selbsterklärend und schließt die Druckvorlagenverwaltung.
[bearbeiten] 21.2.1 Übersicht der Druckvorlagen
Die nachfolgend aufgeführten Druckvorlagen sind standardmäßig in JTL-Wawi implementiert. Diese können Sie als Grundlage für individuelle Anpassungen verwenden.
 Angebot |  Auftrag |  Rechnung |  Lieferschein |
 Gutschrift |  Preisliste |  Mahnung | |
 Kundennachricht |  Packliste |  Inventurliste |  Artikeletikett |
 Versandetikett |  Lieferantennachricht |
Für die Angebotsvorlage steht eine große Anzahl an Variablen zur Verfügung. Die Liste der verfügbaren Variablen finden Sie im rechten Fensterbereich in der Variablenliste.
[bearbeiten] 21.3 Allgemeine Begriffserklärungen und Informationen zur Funktionsweise
Sobald Sie sich etwas intensiver mit dem Formulareditor und dessen Möglichkeiten beschäftigen, weil Sie bspw. tiefergehende Änderungen an den Druckvorlagen durchführen möchten, werden Sie im Zuge Ihrer Arbeiten auf verschiedene Ausdrücke stoßen. Für eine effektive Arbeitsweise, möchten wir Sie daher im Folgenden mit einigen grundsätzlichen Begriffen vertraut machen. Wie bereits erwähnt, ist der Formulareditor ein sehr mächtiges Werkzeug, das einiger Einarbeitungszeit bedarf. Sofern Sie sich also intensiver mit den umfangreichen Möglichkeiten des Formulareditors beschäftigen möchten, empfehlen wir Ihnen, dies nach Möglichkeit nicht während Ihres regulären Tagesgeschäfts zu tun, sondern sich sehr bewusst Zeit für die Einarbeitung zu nehmen. Das ausführliche Handbuch (Download hier), bietet Ihnen hierfür eine hervorragende Hilfestellung, sowie sehr ausführliche und weiterführende Informationen zur Arbeit mit dem in JTL-Wawi enthaltenen Formulareditor.
[bearbeiten] 21.3.1 Projekte
Projekte bezeichnen die verschiedenen Druckvorlagen bzw. Druckvorlagentypen, die aus JTL-Wawi heraus gedruckt werden können. Die Vorlagen Angebot, Auftrag, Rechnung usw. sind also jeweils einzelne Projekte. Sofern Sie auf Basis eines bestehenden Projekts (Druckvorlage) eine neue bzw. veränderte Vorlage erstellen, ist auch diese Druckvorlage ein weiteres Projekt.
[bearbeiten] 21.3.2 Objekte
Die einzelnen »Bestandteile« eines Projekts werden als Objekte bezeichnet. Das Projekt »Rechnung« besteht z. B. unter anderem aus der Rechnungsanschrift, der Positionsliste (in der die einzelnen Rechnungspositionen enthalten sind), dem Hinweis für die Zahlungsbedingungen und noch einigen weiteren Objekten. Auch Ihr Briefkopf, die Absenderzeile für Fensterumschläge, die Fußzeile usw. sind jeweils Objekte. Alle Objekte ergeben letztendlich das vollständige Projekt.
Es gibt eine ganze Reihe unterschiedlicher Arten von Objekten, je nachdem welche Art von Daten (feste Texte, Bilder, variable Texte etc.) auf Ihrem Dokument ausgegeben werden sollen. Jedes einzelne Objekt können Sie frei plazieren (also die exakte Position des Objekts auf der Seite festlegen) und formatieren (also die Größe, Schriftart usw. bestimmen).
Auf diese Weise können Sie z. B. ein Bildobjekt einfügen, wenn Sie Ihr Firmenlogo in den Briefkopf (oder an beliebiger anderer Stelle) integrieren möchten.
In diesem Fall würden Sie also das Symbol für den Objekttyp »Bild« wählen: 
.
Klicken Sie also den gewünschten/benötigten Objekttyp auf der Toolbar an. Im nächsten Schritt ziehen Sie mit gedrückter linker Maustauste den Objekttyp auf Ihrem Arbeitsbereich auf. Es spielt hierbei auch noch keine Rolle, an welcher Stelle Sie das Objekt zunächst einfügen. Die exakte Positionierung können Sie problemlos danach vornehmen.
Je nachdem um welchen Inhalt es sich handelt, haben die einzelnen Objekttypen verschiedene Eigenschaften und können natürlich unterschiedliche Informationen darstellen.
Es ist außerdem überaus wichtig, zu verstehen, dass Objekte keinesfalls gleichbedeutend mit den eigentlichen Inhalten Ihrer Projekte bzw. Druckvorlagen sind. Objekte stellen vielmehr die »Rahmen« dar, in denen die eigentlichen Informationen enthalten sind. Die tatsächlichen Inhalte können verschiedenen Ursprungs sein.
Zum einen können dies z. B. feste Texte oder Inhalte sein. Eine Grafikdatei (bspw. Ihr Firmenlogo), die auf allen Seiten in der rechten unteren Ecke jeder Seite gedruckt werden soll, fügen Sie sozusagen direkt und manuell durch einen Verweis zum entsprechenden Dateipfad ein.
Zum anderen wird es sich in vielen Fällen um Daten handeln, die in der Datenbank von JTL-Wawi enthalten sind und die sozusagen »automatisch« eingefügt werden sollen (sämtliche Artikeldaten, Kundendaten usw.).
Eine dritte Möglichkeit ergibt sich folglich aus der Kombination dieser beiden »Datenquellen«. Ein einfaches Beispiel: auf Ihren Rechnungen soll ein Hinweis folgender Art gedruckt werden: »Rechnung zu Ihrem Auftrag Nr. X vom Y«. In diesem Fall würden die Auftragsnummer und das Auftragsdatum (X und Y) nicht als fester Text von Ihnen hinterlegt werden, der restliche Text hingegen schon.
Die nebenstehende Abbildung zeigt beispielhaft die im Projekt Artikeletikett enthaltenen Objekte (Ansicht der Toolliste / Reiter Objekte).
Die Bezeichungen der einzelnen Objekte können Sie problemlos ändern. Markieren Sie hierzu die Zeile des betreffenden Objekts, so dass diese blau hinterlegt ist. Nun genügt ein einfacher Klick auf den Namen und Sie können den Objektnamen nach Belieben anpassen.
Grundsätzlich werden die einzelnen Objekte in der Reihenfolge aufgelistet, in der sie später auch gedruckt werden. Im nebenstehenden Beispiel des Artikeletiketts würde also der Barcode vor der Artikelnummer gedruckt werden. Die Reihenfolge ist natürlich nur dann von Bedeutung, wenn z. B. bestimmte Inhalte »über« andere Inhalte gedruckt werden sollen. In allen anderen Fällen spielt die Reihenfolge (wie auch im Beispiel des Artikeletiketts) keine Rolle. Es ist aber problemlos möglich, die Reihenfolge der einzelnen Objekte zu ändern. Klicken Sie hierzu mit der linken Maustaste auf einen Objektnamen in der Liste und ziehen Sie den Eintrag an die gewünschte Stelle.
Bei Objekten, deren Ebene aktuell nicht sichtbar (also ausgeblendet) ist, wird das graue Rechteck vor dem Objektnamen in Klammern gesetzt: 
Objekte, die gesperrt wurden, können im Arbeitsbereich nicht ausgewählt werden und sind somit vor einer versehentlichen Auswahl geschützt. Das Sperren von Objekten ist lediglich in der Entwurfansicht von Bedeutung; im späteren Ausdruck sind gesperrte Objekte ebenfalls enthalten. Gesperrte Objekte werden mit einem kleinen roten Kreuz in der Liste gekennzeichnnet: 
Die bereits angesprochene und erheblich detailliertere Objektliste, die Sie über die Taste »*« auf dem Ziffernblock Ihrer Tastatur erreichen, bietet eine Reihe weiterer Möglichkeiten. Einzelne Objekte können dort bearbeitet, gelöscht, umbenannt und gesperrt werden. Desweiteren können Objekte mit anderen Objekten zeitlich, räumlich und individuell verkettet werden, was wiederum zu einer großen Anzahl von Gestaltungsmöglichkeiten führt.
Wie bereits einleitend erwähnt, gehen wir bei der überwiegenden Zahl der Anwender von JTL-Wawi davon aus, dass meistens lediglich geringfügigere Anpassungen an den vorhandenen und bereits hinterlegten Vorlagen durchgeführt werden sollen. Aus diesem Grund gehen wir an dieser Stelle nicht weiter auf diese deutlich lern- und arbeitsintensiveren Punkte ein. All diejenigen Anwender, die sich eingehender mit diesen Möglichkeiten beschäftigen möchten, finden ausführliche Informationen zu Objekten, Objektlisten und der Verkettung von Objekten im PDF-Handbuch des Herstellers (Download hier) ab Seite 79 (Kapitel 4.4 Objektliste, Kapitel 4.5 Objekte verketten etc.).
[bearbeiten] 21.3.3 Variablen und Felder
Wie bereits im Abschnitt 21.3.2 Objekte erwähnt, können Sie Textinhalte »manuell« als festen Text eingeben. Dies wäre z. B. bei den Überschriften der einzelnen Vorlagen (Angebot, Rechnung usw.) der Fall.
Für alle Informationen und Textinhalte, die jedoch dynamisch aus JTL-Wawi heraus übernommen werden sollen, werden hingegen Variablen verwendet. Variablen sind also Platzhalter, deren Inhalte automatisch aus der Datenbank von JTL-Wawi gewonnen werden.
Das Öffnen von Ordnern innerhalb der Variablenliste funktioniert wie in den Verzeichnisordnern vieler anderer Anwendungen auch. Ein Klick auf das »+« oder »-« vor einzelnen Ordnern, öffnet oder schließt den jeweiligen Ordner. Die Variablen, die für die Gestaltung der Druckvorlagen von JTL-Wawi die höchste Bedeutung haben dürften, finden Sie in der Variablenliste im Ordner Variablen und dort im Unterordner JTL. In diesem Ordner findet sich ein weiterer Unterordner mit der Bezeichnung Wawi. Innerhalb dieses Ordners sind die Variablen nun thematisch weiter untergliedert. So gibt es bspw. einen Ordner »Kunde«, in dem alle kundenspezifischen Variablen zu finden sind. Die Variable Postleitzahl in diesem Ordner steht somit also für die Postleitzahl des Kunden. Die Variable Ihrer eigenen Postleitzahl (also die Postleitzahl zu Ihrer in JTL-Wawi angelegten Firma) lautet ebenfalls Postleitzahl - diese findet sich aber im Ordner Firma.
Fast alle Variablen sollten weitestgehend selbsterklärend sein, da die einzelnen Bezeichnungen so gut wie möglich den jeweiligen Daten bzw. Informationen entsprechen.
In der Variablenliste sind in einem eigenen Ordner auch sogenannte »Felder« enthalten. Grundsätzlich sind auch Felder Platzhalter für Inhalte aus der Datenbank von JTL-Wawi. Im Gegensatz zu Variablen ändern sich die Daten von Feldern pro Zeile in einer Tabelle. Variablen hingegen bleiben pro Seite unverändert. Von der Handhabung her, also z. B. beim Einfügen des gewünschten Platzhalters in ein Projekt, spielt es aber keine Rolle, ob es sich um eine Variable oder um ein Feld handelt.
Das Einfügen von Variablen in Ihr Projekt ist denkbar einfach: Sie wählen die gewünschte Variable aus der Variablenliste mit der Maus aus, halten die linke Maustaste gedrückt, ziehen die Variable so an die gewünsche Stelle in Ihrem Projekt und lassen die Maustaste wieder los.
Mit Hilfe von Variablen und Feldern lässt sich somit also eine Vielzahl von Gestaltungswünschen bei den verschiedenen Projekten umsetzen.
Der Formulareditor bietet darüber hinaus noch immense weitere Anwendungsmöglichkeiten. Bereits im Kapitel 21.3.2 Objekte haben wir kurz angesprochen, dass sich Variablen mit »festen« Texten kombinieren bzw. verknüpfen lassen. Hierfür werden »Formeln« und »Ausdrücke« verwendet. In diesen Elementen wiederum, können feststehende Texte und Variablen in sogenannte »Funktionen« eingesetzt werden, die dann über »Operatoren« miteinander verknüpft werden.
Sie merken schon: es geht auch hier wieder sehr schnell um tiefergehende Details, für die es sinnvoll ist, sich ausreichend Zeit für die Einarbeitung zu nehmen. Aber auch diese weiterführenden Möglichkeiten dürften für den Großteil der Anwender von JTL-Wawi keine sonderliche Rolle spielen, solange Sie nicht planen, komplette Projekte bzw. Vorlagen von Grund auf neu zu gestalten. Möchten Sie sich dennoch ausführlicher über diese Themen informieren, finden Sie viele weitere nützliche Informationen im PDF-Handbuch (Download hier) ab Seite 20 ff. (Kapitel 2.3 Variablen, Formeln und Ausdrücke).
[bearbeiten] 21.3.4 Ebenen
Ebenen fassen sozusagen eine Reihe von Objekten zusammen, die dadurch auf einen Klick gesammelt ein- und ausgeblendet werden können. Dies ist vor allem bei komplexeren Projekten sehr hilfreich. So kann es z. B. eine Ebene geben, in der die Kundenanschrift, das Datum und der Titel des Dokuments (z. B. die Überschrift »Angebot«) zusammengefasst sind. Eine weitere Ebene enthält z. B. alle Objekte, die sowohl auf der ersten Seite, als auch auf sämtlichen Folgeseiten erscheinen sollen, wie bspw. Ihr Logo, Ihre Fußzeile und die Seitenzahl.
Für jede einzelne Ebene und somit auch für die Objekte, die dieser Ebene zugeordnet sind, können Sie also spezielle Einstellungen vornehmen.
Sie blenden Ebenen ein oder aus, indem Sie im Ebenenfenster der Toolliste (siehe Abbildung) den Haken in der Checkbox der einzelnen Ebenen durch einen Klick setzen bzw. entfernen.
Um einzelne oder mehrere Objekte einer bestimmten Ebene zuzuweisen, markieren Sie zunächst die entsprechenden Objekte. Mehrere Objekte können markieren Sie, indem Sie die Taste -Strg- während dem Anklicken gedrückt halten. Wählen Sie dann aus dem Kontextmenü (Klick auf die rechte Maustaste) den Befehl Ebene zuweisen.... Daraufhin öffnet sich ein Dialogfenster, das die derzeit verfügbaren Ebenen des Projektes auflistet. Wählen Sie nun die gewünschte Ebene aus, der die markierten und ausgewählten Objekte zugewiesen werden sollen und klicken Sie dann auf -OK-.
Auch zu diesem Thema hält das PDF-Handbuch weitere ausführliche Informationen bereit. Sie finden diese ab Seite 75 (Kapitel 4.3 Arbeiten mit Darstellungsebenen)
[bearbeiten] 21.4 Editieren von Druckvorlagen
Um eine Druckvorlage bearbeiten und anpassen zu können, ist es natürlich notwendig, die gewünschte Vorlage zunächst auszuwählen und zu öffnen.
- Klicken Sie hierzu in der Menüleiste von JTL-Wawi auf den Punkt Einstellungen.
- Wählen Sie dann den Menüpunkt Texte/Vorlagen.
- Klicken Sie aus dem herausklappenden Untermenü den Punkt Druckvorlagen.
- Nun öffnet sich das Fenster der Druckvorlagenverwaltung.
- Wählen Sie im linken Fensterbereich den gewünschten Vorlagentyp und markieren Sie im Anschluss daran die Vorlage mit einem Linksklick, so dass die Vorlage blau hinterlegt wird.
- Mit einem Klick auf die Schaltfläche -Editieren-
wird der Formulareditor gestartet und die Vorlage geöffnet.
Der weitere Verlauf kann sich nun sehr unterschiedlich gestalten, je nachdem welche Änderungen und Anpassungen Sie vornehmen möchten.
Entnehmen Sie die weiteren Schritte zum Bearbeiten der Vorlage daher bitte der jeweiligen Kurzanleitung (HowTo).
Nachdem Sie sie gewünschten Änderungen vorgenommen haben, schließen Sie die geänderte Vorlage. Sie erhalten daraufhin eine Abfrage, ob die vorgenommenen Änderungen in der Vorlage gespeichert werden sollen. Bestätigen Sie diese Abfrage mit -Ja-.
[bearbeiten] 21.4.1 Arbeitserleichterung beim Editieren von Vorlagen
Um sich die Bearbeitung von Druckvorlagen zu vereinfachen bzw. um einzelne Bestandteile von Druckvorlagen in andere Vorlagen zu kopieren, könnte Ihnen folgende Vorgehensweise behilflich sein:
- Starten Sie JTL-Wawi zwei Mal auf Ihrem System.
- Öffnen Sie in einer Instanz den Formulardesigner mit der Vorlage, in der Sie bereits Ihre individuellen Änderungen vorgenommen haben.
- In der zweiten geöffneten Instanz von JTL-Wawi öffnen Sie nun die noch zu bearbeitende Vorlage.
- Markieren Sie einzelne Objekte der bereits fertiggestellten Vorlage und kopieren Sie diese mit der Tastenkombination Strg+C in die Zwischenablage.
- Mit der Tastenkombination Strg+V können Sie auf diese Weise einzelne Elemente in Ihre zu bearbeitende Vorlage kopieren.
Achten Sie jedoch darauf, dass Sie kopierte Objekte aus der Zwischenablage auch in die korrekten bzw. »passenden« Ebenen der zu bearbeitenden Vorlage einfügen.
Sie können auf diese Weise erheblich Zeit sparen, zumal kopierte Objekte beim Einfügen automatisch genau dort eingefügt werden, wo sie sich auch in der ursprünglichen Vorlage befinden.
[bearbeiten] 21.4.2 Hinweis bei Verwendung von US-Versionen von Microsoft Windows
Sollten Sie eine US-Version von Microsoft Windows verwenden, bzw. englische Ländereinstellungen verwenden, kann es vorkommen, dass Ihre Dokumente mit mehr Seiten ausgegeben werden, als dies von Ihnen beabsichtigt ist. Der Grund hierfür sind die abweichenden Länder- bzw. Maßeinstellungen dieser Versionen, da in diesen Fällen die Maßeinheit Inch, anstatt Millimeter verwendet werden.
Wechseln Sie in einem solchen Fall bitte in die Systemsteuerung von Windows und wählen Sie dort den Punkt Regions- und Sprachoptionen und ändern Sie im Reiter Format die Ländereinstellung auf Deutschland (Deutsch).
[bearbeiten] 21.5 Druckvorlagen HowTo's
[bearbeiten] 21.5.1 HowTo: Wie binde ich meinen Briefkopf / ein Bild / mein Firmenlogo ein?
Mit Einführung des Formulareditors in JTL-Wawi ändert sich auch die Vorgehensweise, um einen Briefkopf bzw. die bisherige Kopfzeile in Ihre Dokumente einzubinden. Eine derartige Grafik hinterlegen Sie nun in den einzelnen Projekten, also in den jeweiligen Druckvorlagen. Somit wäre es also auch möglich, die einzelnen Dokumente vollkommen unterschiedlich zu gestalten. In aller Regel wird dies sicherlich nicht gewünscht sein, derartigen Wünschen steht der Formulareditor aber keinesfalls im Weg.
Wir gehen im Folgenden davon aus, dass Ihnen bereits eine Grafikdatei vorliegt, die nach Ihren Wünschen gestaltet ist und die Sie nun als Briefkopf in eine Vorlage einfügen möchten. Für dieses Beispiel wurde eine Grafikdatei mit einer Breite von 21 cm und einer Höhe von 3 cm erstellt. Somit entspricht die Breite der Kopfgrafik der kompletten Breite einer DIN-A4-Seite. Die Datei liegt im png-Format vor. Der Formulareditor kann jedoch mit vielen weiteren gängigen Grafikformaten umgehen, neben dem png-Format z. B. auch mit den Dateiendungen .bmp, .emf, .gif, .jpg, .pcx, .tif und .wmf.
Wie bei allen anderen »Bausteinen« eines Projektes bzw. einer Vorlage, handelt es sich auch bei einem Bild um ein Objekt, genauer gesagt um ein Bildobjekt.
Es geht also nun darum, ein Bildobjekt einzufügen und dieses im Anschluss auf der Vorlage entsprechend zu platzieren.
- Öffnen Sie (wie in Abschnitt 21.4 beschrieben) zunächst die gewünschte Vorlage.
- Wählen Sie unterhalb des Arbeitsbereichs den Ansichtsmodus Layout (linker Reiter).
- Für eine bessere Übersichtlichkeit empfehlen wir Ihnen, alle Ebenen bis auf die Ebene »Erste Seite« vorübergehend auszublenden (siehe hierzu Kapitel 21.3.4 Ebenen).
- Klicken Sie in der Toolliste auf das Symbol »Bild«
Der Mauszeiger verändert sich dadurch zu einem Kreuz.
- Nun klicken Sie auf einen freien (weißen) Bereich innerhalb der Vorlage und halten dabei die linke Maustaste gedrückt. Ziehen Sie mit gedrückter Maustaste einen nicht zu kleinen Bereich auf und lassen Sie dann die Maustaste wieder los. Der so erstellte Bereich muss keinesfalls der späteren tatsächlichen Größe entsprechen. Es geht zu diesem Zeitpunkt lediglich darum, kein zu winziges Feld zu erstellen, damit Sie den so erstellten Bereich später wieder bequem mit der Maus anklicken können.
- Nachdem Sie die Maustaste losgelassen haben, öffnet sich ein Dialogfenster, mit dessen Hilfe Sie mühelos zu dem Verzeichnis navigieren können, in dem sich die einzufügende Grafikdatei für Ihren Briefkopf befindet. Ein solches Fenster kennen Sie mit Sicherheit aus vielen anderen Anwendungen; die bekannte Handhabung setzen wir daher voraus. Wählen Sie also die gewünschte Datei aus. Bevor Sie auf die Schaltfläche -Öffnen- klicken um diesen Vorgang abzuschließen, haben Sie noch die Möglichkeit, die Option In Projekt aufnehmen zu aktivieren.
Aktivieren Sie diese Option, so wird die ausgewählte Grafik fest in der Vorlage gespeichert und steht somit auch ohne die externe Grafikdatei zur Verfügung. Es ist zu empfehlen, von dieser Möglichkeit Gebrauch zu machen. Bestätigen Sie den Vorgang und die Auswahl der Datei schließlich mit einem Klick auf die Schaltfläche -Öffnen-.
- Auf dem Arbeitsbereich sollte sich nun ein solches oder ähnliches Objekt befinden:
Die Größe des Objektes kann sich von der hier gezeigten Abbildung deutlich unterscheiden, je nachdem wie groß Sie im vorherigen Schritt den Bereich mit der Maus gewählt haben. Entscheidend ist, die Anzeige »<eingebettetes Bild>«.
Ihre Grafik ist somit bereits in die Vorlage eingefügt. Nun geht es noch darum, einige Angaben der Objekteigenschaften zu bearbeiten, damit die Grafik auch korrekt platziert wird.
Im linken unteren Fensterbereich des Formulareditors sehen Sie das Toolfenster Eigenschaften. In diesem Fenster werden die Eigenschaften des jeweils ausgewählten bzw. markierten Objekts angezeigt. Die Eigenschaften sind nach Rubriken sortiert, z. B. Daten, Erscheinungsbild, Layout usw. Innerhalb dieser Rubriken sind verschiedene Eigenschaften nochmals als Gruppen zusammengefasst. Sie erkennen dies daran, dass vor den einzelnen Gruppen kleine Plus- und Minus-Symbole angezeigt werden.
Um einzelne Eigenschaften zu ändern, klicken Sie einfach in die Wertespalte.
Für das Vorhaben, unsere inzwischen eingefügte Kopfgrafik korrekt zu platzieren, werfen Sie bitte zunächst einen Blick in die Rubrik Daten und dort auf den Eintrag Originalgröße. Wie anfangs angesprochen, gehen wir in unserem Beispiel davon aus, dass die bereits vorhandene Grafikdatei schon in den korrekten Abmessungen vorliegt (21 x 3 cm). Achten Sie daher bitte darauf, dass in der Wertespalte der Einträge Originalgröße und Proportionen erhalten der Wert Ja ausgewählt ist (siehe Abbildung).
Etwas weiter unten in der Eigenschaftsliste finden Sie die Rubrik Layout und innerhalb dieser Rubrik die Gruppe Position.
Ändern Sie nun die Werte für Breite und Höhe des Objekts auf die Maße der Grafikdatei. In unserem Beispiel wären dies also 210 mm für die Breite und 30 mm für die Höhe.
Die Größe des Objekts ändert sich nun bereits auf dem Arbeitsbereich.
Die eigentliche Positionierung können Sie nun grundsätzlich vornehmen, indem Sie das ausgewählte Objekt mit der Maus an die gewünschte Stelle verschieben. Je nachdem, um welche Art von Druckvorlage es sich handelt, ist diese Möglichkeit sicher oftmals ausreichend. Wenn es aber um eine exakte Positionierung eines Objektes geht, ist das Verschieben mit der Maus natürlich eine doch sehr ungenaue Möglichkeit. Für diesen Zweck können Sie die Positionierung des Objekts auch über die Eigenschaftsliste eingeben. Auf diese Weise lassen sich die Werte auf ein Zehntel Millimeter genau angeben.
Klicken Sie hierfür doppelt auf den Eintrag Position in der Eigenschaftsliste. Daraufhin öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie die exakte Positionierung angeben können. Weitere Infos zu den Möglichkeiten der Positionierung finden Sie im PDF-Handbuch ab Seite 73 (Kapitel 4.2.4 Größe und Position).
Auf diese Weise ist es problemlos möglich, die eingefügte Kopfgrafik z. B. so zu platzieren, dass nach links und nach oben der Abstand zum Rand 0,0 mm beträgt. Dieses Beispiel ist vor allem dann interessant, wenn Ihr Drucker auch die Möglichkeit bietet, randlos zu drucken oder wenn Sie manche Dokumente generell per PDF versenden möchten.
Um das Ergebnis zu betrachten, wählen Sie unterhalb des Arbeitsbereichs den Ansichtsmodus Vorschau (rechter Reiter).
Entspricht das Ergebnis Ihren Vorstellungen schließen Sie die Vorlage und bestätigen Sie die Abfrage, ob die durchgeführten Änderungen gespeichert werden sollen, mit -Ja-.
[bearbeiten] 21.5.2 HowTo: Wie setze ich eine Hintergrundgrafik / ein Wasserzeichen ein?
Die Vorgehensweise, um eine Hintergrundgrafik bzw. ein Wasserzeichen in Ihre Vorlage einzufügen, ist in weiten Teilen mit dem Ablauf aus Kapitel 21.5.1 identisch. Auch hier fügen Sie zunächst ein Bildobjekt auf die genannte Weise ein und platzieren dieses Bildobjekt nach Ihren Wünschen.
Der Unterschied zwischen einem »normal« eingefügten Bild und einer Hintergrundgrafik besteht lediglich darin, dass sich das eingefügte Bild sozusagen »hinter« den anderen Texten und Inhalten der Vorlage befinden soll. Auch hier bietet sich der Vergleich von transparenten Folien auf einem Overhead-Projektor gut an.
Öffnen Sie (wie in Abschnitt 21.4 beschrieben) also zunächst wieder die gewünschte Vorlage. Folgen Sie danach den Schritten aus Kapitel 21.5.1 um die gewünschte Grafik einzufügen und zu positionieren.
Nach diesen Schritten, ist es nun also zusätzlich notwendig, das Bildobjekt »hinter« die anderen Objekte zu bringen.
Dies erreichen Sie sehr schnell auf folgende Weise:
- Markieren Sie in der Layout-Ansicht zunächst das gewünschte Bildobjekt und klicken Sie auf die rechte Maustaste.
- Wählen Sie aus dem Kontextmenü den Eintrag Anordnen.
- Wählen Sie aus dem herausklappenden Untermenü den Menüpunkt In Hintergrund.
Das Bildobjekt wird hierdurch der hintersten bzw. untersten »Schicht« Ihrer Vorlage zugeordnet und sämtliche anderen Objekte werden dadurch »über« dem Bildobjekt (also z. B. einem Wasserzeichen) gedruckt.
[bearbeiten] 21.5.3 HowTo: Wie ändere ich meine Fußzeile?
Die in den Vorlagen enthaltene Fußzeile beinhaltet standardmäßig die Bankverbindung Ihrer Firma (also den Namen der Bank, die Bankleitzahl und die Kontonummer) und die USt.-ID. Diese Informationen werden aus den Daten generiert, die Sie in den Firmeneinstellungen in JTL-Wawi hinterlegt haben. Die Fußzeile ist zudem eine eigene Ebene und als solche im Toolfenster (Reiter Ebenen) sichtbar.
Ein praxisnahes Beispiel für die Änderung der Fußzeile könnte z. B. sein, dass die bestehende Fußzeile noch um die Informationen zu IBAN und BIC in der Fußzeile ergänzt werden soll.
Gehen Sie hierfür wie folgt vor:
- Öffnen Sie (wie in Abschnitt 21.4 beschrieben) zunächst die gewünschte Vorlage.
- Wählen Sie unterhalb des Arbeitsbereichs den Ansichtsmodus Layout (linker Reiter).
- Achten Sie darauf, dass die Ebene »Fußzeile« im Toolfenster (links oben, Reiter Ebene) angezeigt wird.
- Markieren Sie das Objekt der Fußzeile, indem Sie mit der linken Maustaste in den Bereich der Fußzeile klicken.
Dem Toolfenster Eigenschaften können Sie in der Rubrik Layout entnehmen, dass das Objekt eine Höhe von 10 mm hat. Durch das spätere Hinzufügen von IBAN und BIC werden die Informationen aller Voraussicht nach nicht mehr in eine einzige Zeile passen. Sofern Sie die derzeitige Schriftgröße also nicht deutlich verkleinern wollen (was für die Lesbarkeit nicht zu empfehlen ist), ist es in diesem Fall sinnvoll, einen Zeilenumbruch zu verwenden, damit IBAN und BIC in einer neuen Zeile gedruckt werden können.
- Ändern Sie daher zunächst die Höhe des Objekts, indem Sie den Rahmen des Objekts am mittleren Rahmenpunkt anklicken und mit gedrückter Maustaste bis zur gewünschten Höhe nach oben ziehen (siehe Abbildung).
- Klicken Sie anschließend doppelt auf das Objekt der Fußzeile. Es öffnet sich daraufhin folgendes Fenster:
- Klicken Sie nun im linken Bereich dieses Fensters doppelt auf die blau markierte Zeile (siehe Abbildung).
- Daraufhin öffnet sich ein weiteres Fenster:
In diesem (oben abgebildeten) Fenster bestimmen Sie den tatsächlichen Inhalt des Objektes. Dieser setzt sich aus festem Text und den gewünschten Variablen zusammen. Die gelb und grün markierten Bereiche verdeutlichen dies. Sie erkennen hier auch, dass fester Text stets in Anführungszeichen gesetzt werden muss (dies gilt auch für Leerschritte!), Variablen hingegen ohne Anführungszeichen eingefügt werden. Mit Hilfe des Plus-Zeichens werden fester Text und Variablen aneinandergereiht bzw. miteinander verbunden.
Nun geht es also darum, nach der ersten (bereits vorhandenen) Zeile einen Zeilenumbruch einzufügen und dann in einer neuen Zeile die Informationen zu IBAN und BIC einzufügen.
- Klicken Sie in das Feld, in dem sich feste Texte und Variablen befinden und setzen Sie den Cursor ans Ende der Zeile (also hinter die Variable »JTL.WaWi.Firma.UstID«) und geben Sie ein »+«-Zeichen ein.
- Um einen Zeilenumbruch einzufügen wechseln Sie nun zum Reiter Text (Punkt 1).
- Klicken Sie dann wie in oben gezeigter Abbildung auf die Schaltfläche Umbruch (Punkt 2) und anschließend auf die Schaltfläche Einfügen (Punkt 3). Das Zeichen für den Zeilenumbruch (¶) wird daraufhin in die Zeile eingefügt und steht bereits automatisch in Anführungszeichen.
- Geben Sie direkt hinter dem letzten Anführungszeichen erneut ein »+«-Zeichen ein.
- Geben Sie nun, wie in obiger Abbildung gezeigt, in das obere Textfeld »IBAN: « ein (Punkt 4). Vergessen Sie das Leerzeichen nach dem Doppelpunkt nicht. Klicken Sie danach wieder auf die Schaltfläche Einfügen (Punkt 5).
- Wechseln Sie nun zurück zum Reiter Variablen und Funktionen (Punkt 6).
- Wählen Sie aus der Liste der Variablen die entsprechende Variable für die IBAN-Nummer (Punkt 7). Den entsprechenden Pfad zur Variable können Sie ebenfalls aus der oben gezeigten Abbildung erkennen. Klicken Sie nun doppelt auf die Variable IBAN. Auf diese Weise wird sowohl die Variable, als auch das »+«-Zeichen automatisch eingefügt.
- Wiederholen Sie nun die vorherigen Schritte, um auch die Bezeichnung »BIC« und die entsprechende BIC-Variable einzufügen. Denken Sie bitte daran, zwischen die Variable der IBAN und dem Text »BIC: « auch entsprechene Leerschritte einzufügen, die ebenfalls in Anführungszeichen gesetzt sein müssen.
Die auf diese Weise hinzugefügten festen Texte und die eingefügten Variablen sollten danach wie folgt aussehen:
- Nachdem Sie die gewünschten Texte und Variablen wie abgebildet eingefügt haben, bestätigen Sie Ihre Eingaben abschließend mit einem Klick auf die Schaltfläche OK.
- Auch das Fenster Absatz-Eigenschaften können Sie nun mit einem Klick auf OK schließen.
- Im Ansichtsmodus Vorschau (rechter Reiter) des Arbeitsbereichs sehen Sie das Ergebnis, das in etwa wie folgt aussehen sollte:
Sofern die durchgeführten Änderungen Ihren Wünschen entsprechen, schließen Sie die bearbeitete Vorlage und bestätigen Sie die Abfrage, ob die durchgeführten Änderungen gespeichert werden sollen, mit -Ja-.
[bearbeiten] 21.5.4 HowTo: Wie ändere ich die Schriftgröße, Schriftart usw. eines Textobjektes?
Das Ändern von Schriftarten oder Schriftgrößen kann aus verschiedenen Gründen gewünscht oder notwendig sein. Soll bspw. die Schriftart Ihrer Angebote, Rechnungen usw. zum sonstigen Erscheinungsbild Ihres Unternehmens passen (Stichwort: Corporate Identity), führt an der Anpassung kaum ein Weg vorbei. Es kann aber auch ganz praktische Gründe geben, warum bestimmte Texte z. B. in einer kleineren Schriftgröße gedruckt werden sollen. Manche Texte würden ansonsten vielleicht nicht auf bestimmte Etiketten oder in eine Tabellenspalte passen.
Anhand des Beispiels der Kundenadresse zeigen wir Ihnen im Folgenden, wie Sie Textobjekte formatieren können.
- Öffnen Sie (wie in Abschnitt 21.4 beschrieben) zunächst wieder die gewünschte Vorlage.
- Wählen Sie unterhalb des Arbeitsbereichs den Ansichtsmodus Layout (linker Reiter).
- Achten Sie darauf, dass die Ebene »Erste Seite« im Toolfenster (links oben, Reiter Ebene) angezeigt wird, da sich auf dieser Ebene das Textobjekt mit der Kundenanschrift befindet.
- Klicken Sie doppelt auf das Objekt der Kundenanschrift.
Es öffnet sich folgendes Fenster:
Im linken Fensterbereich sind die einzelnen Absätze aufgeführt, die in diesem Textobjekt enthalten sind. Textobjekte können beliebig viele Absätze enthalten, wobei jeder einzelne Absatz völlig unterschiedliche Darstellungseigenschaften besitzen kann, bzw. individuell formatiert sein kann. Der Absatz, der die Postleitzahl und den Ort enthält, könnte somit in einer anderen Schriftart- und größe gedruckt werden, als die übrigen Zeilen. Sollen alle Absätze jedoch einheitlich formatiert werden (wovon wir in diesem Beispiel ausgehen), so müssen Sie die gewünschten Einstellungen nicht für jeden Absatz neu vornehmen. Markieren Sie hierfür alle aufgeführten Absätze, indem Sie während dem Anklicken mit der linken Maustataste die Taste »Strg« auf Ihrer Tastatur gedrückt halten.
Im rechten Fensterbereich können Sie nun die gewünschten Formatierungen für die markierten Absätze vornehmen. Die Rubriken Schrift und Layout sind mit einem kleinen Kreuz versehen, was Ihnen zeigt, dass sich in dieser Rubrik noch weitere Punkte befinden. Ein Klick auf dieses kleine Kästchen listet sämtliche Eigenschaften auf. Auf diese Weise können Sie neben Schriftart und Schriftgröße z. B. auch die Farbe und Laufweite der Schrift verändern und weitere Formatierungen festlegen (z. B. fett, unterstrichen usw.). All diese Einstellungsmöglichkeiten dürften selbsterklärend sein.
Weitere Möglichkeiten zur Formatierung stehen Ihnen etwas weiter unten in der Rubrik Layout zur Verfügung. Hier bestimmen Sie unter anderem den Abstand der einzelnen Absätze zueinander, den Zeilenabstand oder die Textausrichtung (links, zentriert usw.).
Die durchgeführten Änderungen können Sie wie immer über die Layoutansicht Vorschau überprüfen, bevor Sie die geänderte Vorlage abspeichern.
[bearbeiten] 21.5.5 HowTo: Wie ändere ich die Schriftart usw. von Textobjekten in der Positionstabelle?
Auch die Textobjekte innerhalb der Positionstabelle in Angeboten, Rechnungen usw. können Sie nach Ihren Wünschen anpassen und formatieren. Grundsätzlich funktioniert die Anpassung dieser Texte nicht anders, wie in Kapitel 21.5.4 beschrieben, lediglich der »Weg« zu den einzelnen Textobjekten gestaltet sich ein wenig anders.
- Öffnen Sie die gewünschte Vorlage mit der Positionsliste, z. B. die Angebotsvorlage.
- Wechseln Sie in den Ansichtsmodus Layout.
- Achten Sie darauf, dass die Ebene »Positionsliste« angezeigt wird. Die übrigen Ebenen können Sie zur besseren Übersichtlichkeit bei Bedarf zeitweilig ausblenden.
- Wechseln Sie im Toolfenster (in dem auch die Ebenen angezeigt werden) nun auf den Reiter Objekte.
- Markieren Sie die Zeile »Berichtscontainer«, so dass diese blau hinterlegt ist (siehe Abbildung).
Im Arbeitsbereich sehen Sie nun die Tabelle, die in diesem Berichtscontainer enthalten ist.
- Klicken Sie nun mit der linken Maustaste doppelt auf eine beliebige Stelle innerhalb des Berichtscontainers. Dadurch gelangen Sie zum Tabelleninhalt, der in folgendem Fenster dargestellt wird:
Von Bedeutung sind in diesem Fenster hauptsächlich die beiden Reiter Kopfzeile und Datenzeile (siehe Abbildungen).
In diesen beiden Reitern sind nun also die einzelnen Inhalte der Positionstabelle aufgelistet.
Bei den Inhalten des Reiters Kopfzeile handelt es sich dabei um feste Texte; dies sind sozusagen die Überschriften der einzelnen Spalten innerhalb der Postionstabelle. Möchten sie also beispielsweise die Überschrift »G-Preis« ändern und stattdessen lieber die Bezeichnung »Gesamt« verwenden, sind Sie in diesem Reiter an der richtigen Stelle. Im Reiter Datenzeile ändern Sie hingegen die Schriftarten, -größen usw. der tatsächlichen Positionszeilen. Diese Inhalte bestehen folglich aus den jeweiligen Variablen.
Die Formatierung, also das Verändern von Schriftarten, Schriftgrößen, Farben usw. erfolgt nun in gewohnter Weise im rechten Fensterbereich in der Rubrik Erscheinungsbild. Die Vorgehensweise ist somit mit dem Ablauf identisch, den wir in Kapitel 21.5.4 bereits beschrieben haben.
[bearbeiten] 21.5.6 HowTo: Wie implementiere ich Produktbilder in die Positionstabelle?
In der Vergangenheit wurde an verschiedenen Stellen der Wunsch geäußert, Miniaturbilder der einzelnen Artikel zum Beispiel in Angebote implementieren zu können. Ein solches Vorhaben lässt sich durch den Formulardesigner nun umsetzen.
Grundsätzlich sollten Sie sich bei der Verwendung von Bildern in einem Angebot (oder auch anderen Vorlagen) darüber im Klaren sein, dass der benötigte Platz für die Artikelbilder natürlich zu Lasten des verfügbaren Platzes von anderen Informationen geht. Es liegt daher nahe, die Breite der Artikelbeschreibung entsprechend zu verringern, um auf diese Weise Platz für ein Artikelbild zu schaffen.
Nachfolgend möchten wir versuchen, Ihnen die einzelnen Schritte aufzuzeigen, mit denen Sie Miniaturbilder der Artikel in die Positionstabelle integrieren. Die Positionstabelle ist so hinterlegt, dass sie sich je nach bestimmten Einstellungen unterschiedlich darstellt. Vergeben Sie bspw. einen Rabatt für einen oder mehrere Artikel innerhalb Ihres Angebots, so wird automatisch auch eine entsprechende Rabatt-Spalte ausgegeben. Die Positionstabelle besteht daher aus zwei Kopfzeilen und demzufolge auch zwei Datenzeilen; einmal für den Fall, dass ein Rabatt vorhanden ist und für den Fall, dass kein Rabatt vorhanden ist. Dies ist wichtig zu wissen, da es die Einbindung eines Artikelbildes erforderlich macht, einzelne Spaltenbreiten in der Positionstabelle zu ändern.
- Öffnen Sie (wie in Abschnitt 21.4 beschrieben) die gewünschte Vorlage, z. B. die Angebotsvorlage.
- Wählen Sie unterhalb des Arbeitsbereichs den Ansichtsmodus Layout (linker Reiter).
- Für eine bessere Übersichtlichkeit empfehlen wir Ihnen, alle Ebenen bis auf die Ebene »Positionsliste« vorübergehend auszublenden (siehe hierzu Kapitel 21.3.4 Ebenen).
- Wechseln Sie in der Toolliste (linker oberer Fensterbereich, wo auch die Ebenen dargestellt werden) auf den Reiter Objekte.
- Klicken Sie doppelt auf die Zeile Berichtscontainer (siehe Abbildung).
- Es öffnet sich folgendes Fenster mit dem Tabelleninhalt des Berichtscontainers:
- Von Bedeutung sind hier die beiden Reiter Kopfzeile und Datenzeile. In beiden Reitern sehen Sie, dass es -wie angesprochen- jeweils zwei Darstellungsvarianten gibt; jeweils untergliedert in »Rabatt vorhanden« und »Rabatt nicht vorhanden«. Wie der Begriff »Kopfzeile« schon vermuten lässt, befinden sich in diesem Reiter die reinen Bezeichnungen bzw. die Spaltenüberschriften. Im Reiter Datenzeile befinden sich die tatsächlichen Variablen für die verschiedenen Inhalte.
- Markieren Sie nun zunächst den Eintrag »"Bezeichnung"« im oberen Abschnitt (»Rabatt vorhanden«), so dass dieser blau hinterlegt ist.
- Im rechten Fensterbereich werden Ihnen die Eigenschaften dieses Objekts angezeigt. Im Abschnitt Layout wird die aktuelle Breite mit 70 mm angezeigt. Verringern Sie diese Breite um 20 mm, also auf insgesamt 50 mm.
- Verfahren Sie auf diese Weise auch beim Eintrag »"Bezeichnung« im unteren Abschnitt (»Rabatt nicht vorhanden«). Dort beträgt die aktuelle Breite 85 mm, die Sie bitte ebenfalls um 20 mm (also auf 65 mm) verringern.
- Markieren Sie nun den Eintrag »"Art.Nr."« im oberen Abschnitt (»Rabatt vorhanden«) und führen Sie einen Rechtsklick durch. Es öffnet sich ein Kontextmenü. Wählen Sie hier den Eintrag Neue Spalte anhängen und dann den Eintrag Text (siehe Abbildung).
- Es öffnet sich automatisch ein Fenster. Im unteren Feld dieses Fensters befindet sich bereits der Cursor. Geben Sie an dieser Stelle nun "Bild" ein (inklusive der Anführungszeichen) und klicken Sie auf OK.
- Verringern Sie im Abschnitt Layout die Breite dieser soeben neu hinzugefügten Spalte um 10 mm (Vorgehensweise wie zuvor bereits beschrieben).
- Verfahren Sie mit den letzten drei Schritten auf die gleiche Weise nun auch im unteren Abschnitt »Rabatt nicht vorhanden«, so dass Sie auch dort eine zusätzliche Spalte mit der Bezeichnung Bild einfügen. Der linke Fensterbereich sollte anschließend wie folgt aussehen:
Sie haben somit zwei neue Überschriftsspalten zwischen der Artikelnummer und der Artikelbezeichnung eingefügt. Da es sich hierbei wie gesagt nur um die Kopfzeilen handelt, ist es nun natürlich noch notwendig, auch die eigentliche Variable für das Artikelbild einzufügen.
- Wechseln Sie hierfür auf den Reiter Datenzeile. Wie Sie sehen, entspricht der grundlegende Aufbau der Ansicht des Reites Kopfzeile; mit dem Unterschied, dass hier nun nicht die Spaltenüberschriften, sondern die eigentlichen Variablen hinterlegt werden.
- Auch hier ist es zunächst notwendig, etwas Platz für die neue Spalte mit dem Artikelbild zu schaffen. Markieren Sie daher den Eintrag »Positionen.Bezeichnung« im oberen Abschnitt (»Rabatt vorhanden«) und verringern Sie die Breite dieses Feldes wieder um 20 mm (also wieder auf insgesamt 50 mm).
- Verfahren Sie so auch im unteren Abschnitt (»Rabatt nicht vorhanden«) und verringern Sie auch dort die Breite um 20 mm (auf insgesamt 65 mm).
- Auch das weitere Vorgehen ähnelt der bereits beschriebenen Weise. Markieren Sie den Eintrag »Positionen.ArtNr« im oberen Abschnitt (»Rabatt vorhanden«) und führen Sie einen Rechtsklick durch. Wählen Sie aus dem Kontextmenü den Eintrag Neue Spalte anhängen und dann den Eintrag Bild (siehe Abbildung).
- Wieder öffnet sich ein Fenster, mit dessen Hilfe Sie nun die Variable für das Artikelbild einfügen. Die Variable trägt die Bezeichnung »Bild«. Öffnen Sie den Ordner Felder und dann den Unterordner Positionen. Klicken Sie dann doppelt auf die Variable Bild. Die Variable wird daraufhin automatisch mit ihrer eigentlichen Bezeichnung Positionen.Bild in das Eingabefenster eingefügt. Dieser Vorgang wird durch nachstehende Abbildung nochmals verdeutlicht.
- Bestätigen Sie diesen Vorgang mit einem Klick auf die Schaltfläche OK und verfahren Sie auf die gleiche Weise nun auch im unteren Abschnitt »Rabatt nicht vorhanden«. Der linke Fensterbereich sollte anschließend wie folgt aussehen:
Auf diese Weise haben Sie nun die Variablen für das Artikelbild eingefügt.
- Verringern Sie zu guter Letzt noch die Breite dieser soeben neu hinzugefügten Spalten um 10 mm (Vorgehensweise wie zuvor bereits beschrieben) sowohl im Abschnitt »Rabatt vorhanden«, als auch im Abschnitt »Rabatt nicht vorhanden«.
Das Ergebnis Ihrer Änderungen können Sie über die Layoutansicht Vorschau kontrollieren und sollte in etwa wie auf folgender Abbildung aussehen:
Bild:Formulareditor Angebot Miniaturbild X.png
[bearbeiten] 21.5.7 HowTo: Wie erstelle ich ein Element, das nur auf der ersten Seite oder nur auf Folgeseiten gedruckt werden soll?
Bei der Erstellung und Anpassung von Druckvorlagen wird es oftmals Objekte geben, die aus Gründen der Übersicht oder aus Gründen der Gestaltung nicht auf jeder Seite gedruckt werden sollen. Der Briefkopf ist bspw. ein typisches Element, das nur auf der ersten Seite einer Vorlage ausgegeben werden soll. Die Angabe der Seitenzahl hingegen soll meist nur dann überhaupt gedruckt werden, wenn das spätere Dokument auch tatsächlich mehr als eine Seite umfasst. Denkbar sind noch viele weitere Objekte, z. B. ein Hinweis auf Urlaubszeiten, die Änderung einer Bankverbindung, ein Hinweis auf die Teilnahme an einer Messe und vieles mehr.
Der in JTL-Wawi integrierte Formulardesigner stellt (im Gegensatz zu gängigen Textverarbeitungsprogrammen) keine separaten Seitenansichten für die erste Seite und etwaige Folgeseiten dar. Vielmehr werden sämtliche Inhalte immer auf einer Seite dargestellt, also sowohl Objekte, die nur auf der ersten Seite dargestellt werden sollen, als auch Objekte, die nur auf Folgeseiten ausgegeben werden sollen. Im Gegenzug können einzelne Objekte und ganze Ebenen aber ein- und ausgeblendet werden, was zu einer deutlich höheren Übersichtlichkeit beiträgt.
Grundsätzlich gibt es zwei verschiedene Ansätze, wie Sie erreichen, dass bestimmte Inhalte nur auf der ersten Seite oder nur auf Folgeseiten gedruckt werden.
Bitte beachten Sie aber den feinen Unterschied: die Objekte der Ebene »Erste Seite« werden ausschließlich auf der ersten Seite dargestellt. Dies bedeutet aber nicht zwangsläufig, dass nicht auch noch andere Objekte (aus einer anderen Ebene) auf der ersten Seite gedruckt werden. So ist bspw. das Objekt für das (Erstellungs-)Datum des Dokuments nicht in der Ebene »Erste Seite« enthalten, sondern in der Ebene »Basis«. Es wäre also falsch anzunehmen, dass nur in der Ebene »Erste Seite« immer ausnahmslos alle Objekte enthalten sind, die auf der ersten Seite gedruckt werden.
Für jede einzelne Ebene können Sie sogenannte Darstellungsbedingungen festlegen, mit denen Sie bestimmen, ob diese Ebene (und deren Objekte) überhaupt gedruckt werden soll und wenn ja, unter welchen Bedingungen dies geschehen soll. Die von Ihnen festgelegten Darstellungsbedingungen einer Ebene beziehen sich auf sämtliche Objekte, die in dieser Ebene enthalten sind. Diese Vorgehensweise bietet sich folglich also dann an, wenn es sich nicht um die Darstellung eines einzelnen Objektes handelt, sondern wenn für mehrere zusammengefasste Objekte die gleichen Bedingungen gelten sollen.
Um die Darstellungsbedingung einer Ebene festzulegen, führen Sie einen Doppelklick auf eine der Ebenen im Reiter Ebenen des Toolfensters (linker oberer Fensterbereich) aus. (Alternativ können Sie auch aus dem Kontextmenü (durch Klick auf die rechte Maustaste) den Eintrag Ebenen bearbeiten wählen).
Es öffnet sich daraufhin folgendes Fenster:
Entscheidend in diesem Fenster ist nun das Feld »Bedingung«.
Die Bedingung
Page() = 1
besagt im oben gezeigten Fenster, dass die Ebene »Erste Seite« (und damit alle Objekte, die dieser Ebene zugewiesen wurden), nur ausschließlich auf der ersten Seite gedruckt werden.
Die Bedingung
Page() <> 1
(hinterlegt bei der Ebene »Folgeseiten«) legt hingegen fest, dass die Objekte dieser Ebene auf allen Seiten gedruckt werden, mit Ausnahme der ersten Seite.
Auf diese vorgenannte Weise können Sie also die Darstellungsbedingung für ganze Ebenen mit allen ihr zugewiesenen Objekten festlegen.
Eine andere Möglichkeit, um festzulegen, dass Objekte nur auf der ersten Seite oder nur auf Folgeseiten gedruckt werden sollen, besteht darin, dies individuell für einzelne Objekte festzulegen. In diesem Fall markieren Sie zunächst das gewünschte Objekt in der Layout-Ansicht. Im Toolfenster Eigenschaften (im linken unteren Fensterbereich). Dort finden Sie in der Rubrik Layout den Eintrag Darstellungsbedingung (siehe Abbildung).
Auch hier haben Sie nun die Möglichkeit, die gewünschte Darstellungsbedingung zu definieren.
Die sicherlich gebräuchlichsten Bedingungen haben wir wie folgt kurz für Sie zusammengefasst:
| BEDINGUNG | DARSTELLUNGSWEISE |
| Page() = 1 | Das Objekt wird nur auf der ersten Seite gedruckt |
| Page() <> 1 | Das Objekt wird auf allen Seiten gedruckt, mit Ausnahme der ersten Seite |
| Page() < 5 | Das Objekt wird auf allen Seiten bis zur fünften Seite gedruckt (fünfte Seite ausgenommen) |
| Page() > 5 | Das Objekt wird auf allen Seiten nach der fünften Seite gedruckt (ab der sechsten Seite) |
| Page() <= 5 | Das Objekt wird auf den ersten vier Seiten und der fünften Seite gedruckt |
| Page() >= 5 | Das Objekt wird auf allen Seiten ab der fünften Seite gedruckt (inklusive der fünften Seite) |
| not lastpage() | Das Objekt wird auf allen Seiten gedruckt, außer auf der letzten Seite |
[bearbeiten] 21.5.8 HowTo: Wie kann ich die Positionen innerhalb des Berichtscontainers sortieren?
Für bestimmte Listen, wie die Packliste, Inventurliste oder Preisliste, kann es sinnvoll sein, die aufgeführten Artikel nach bestimmten Kriterien sortiert auszugeben. So könnte eine Packliste z. B. nach den Lagerplätzen sortiert werden.
Für Dokumente wie Angebote, Aufträge, Rechnungen usw. ist eine derartige Sortierung nur sehr bedingt zu empfehlen, da bspw. auch die Position der Versandkosten in eine Sortierung mit einbezogen würden, was in aller Regel nicht gewünscht sein dürfte, da z. B. Versandkosten meist als letzte Position erscheinen sollen.
Am Beispiel der Packliste zeigen wir daher nachfolgend auf, wie Sie eine Sortierung der enthaltenen Positionen vornehmen können.
- Öffnen Sie (wie in Abschnitt 21.4 beschrieben) zunächst die gewünschte Vorlage, in unserem Beispiel die Packliste.
- Wählen Sie unterhalb des Arbeitsbereichs den Ansichtsmodus Vorschau (rechter Reiter).
- Für eine bessere Übersichtlichkeit empfehlen wir Ihnen, alle Ebenen bis auf die Ebene »Positionsliste« vorübergehend auszublenden (siehe hierzu Kapitel 21.3.4 Ebenen).
- Die Auflistung der einzelnen Positionen befindet sich im sogenannten Berichtscontainer. Je nachdem, welche Ansichtseinstellungen Sie im Formulardesigner vorgneommen haben, befindet sich im Toolfenster (linker oberer Fensterbereich) ein Reiter mit der Bezeichnung Berichtsstruktur. Ist dieser vorhanden, wechseln Sie nun bitte auf diesen Reiter. Den folgenden Schritt können Sie in diesem Fall überspringen.
- Sollte dieser Reiter bei Ihnen nicht zur Verfügung stehen, klicken Sie auf der Menüleiste bitte zunächst auf den Eintrag Ansicht und wählen Sie dann den Punkt Fenster. In dem sich weiter öffnenden Menü aktivieren Sie nun den Eintrag Berichtsstruktur (siehe Abbildung).
- Markieren Sie im Fenster Berichtsstruktur nun den Eintrag Tabelle: Positionen, so dass dieser blau hinterlegt ist (siehe Abbildung).
- Im unteren linken Fensterbereich sehen Sie das Eigenschaftsfensters der Positionstabelle. Im Abschnitt Layout befindet sich der Eintrag Sortierung. Klicken Sie in den rechten Tabellenbereich; daraufhin erscheint eine Schaltfläche, auf die Sie nun erneut klicken (siehe Abbildung).
- Nun stehen Ihnen eine Reihe von Variablenbezeichnungen zur Verfügung, mit deren Hilfe Sie die Ausgabe der Positionen sortieren können. Wählen Sie beispielsweise wie in obiger Abbildung den Eintrag Lagerort [+], so wird die Positionsliste nach der Bezeichnung der Lagerorte sortiert.
[+] steht hierbei für eine aufsteigende Sortierung (A-Z), [-] steht folglich für absteigende Sortierungen (Z-A).
[bearbeiten] 21.5.9 HowTo: Wie kann ich Artikel-/Kundenattribute drucken?
Möchte man die Artikel- oder Kundenattribute in Formuilaren nutzen, so können diese wie folgt gedruckt werden:
Alias$("Attributename", Positionen.ArtikelAttribute)
Hier wird der Wert des Aritkelattributes mit dem Namen "Attributename" ausgegeben.
Diese Attributarten stehen zur Verfügung:
Positionen.ArtikelAttribute - Artikelattribute
Positionen.ArtikelFunktionsAttribute - Artikel-Funktionattribute
JTL.WaWi.Kunde.Attribute - Kundenattribute
[bearbeiten] 21.6 Druckvorlagen importieren / exportieren
Mit Hilfe der Import- bzw. Exportfunktion innerhalb der Druckvorlagenverwaltung können Sie einzelne Druckvorlagen problemlos importieren bzw. exportieren. Dies ist bspw. hilfreich, wenn Sie bestimmte Vorlagen mit anderen Nutzern von JTL-Wawi austauschen möchten. So ersparen Sie sich möglicherweise die Arbeit, eine Vorlage für bestimmte Anwendungen selbst erstellen zu müssen. Im Gegenzug können andere Nutzer vielleicht auch von durch von Ihnen erstellte Vorlagen profitieren.
[bearbeiten] 21.6.1 Import von Druckvorlagen
Um eine bereits vorhandene Vorlage importieren zu können, muss neben der Standardvorlage noch eine weitere (neue) Vorlage existieren. Diese wird anschliessend durch die von Ihnen importierte Datei ersetzt.
Gehen Sie daher bitte wie folgt vor:
- Wählen Sie zunächst den entsprechenden Vorlagentyp (z. B. »Angebot«) aus.
- Klicken Sie dann auf die Schaltfläche -Neue erstellen-.
- Vergeben Sie eine möglichst aussagekräftige Bezeichnung für die zu importierende Vorlage, damit sie diese später von etwaigen anderen Vorlagen gut unterscheiden können.
- Legen Sie mit Hilfe der Auswahlfelder ggf. fest, ob die Vorlage einer bestimmten Firma, Sprache und Kundengruppe zugeordnet werden soll.
- Sofern sie die Checkbox -Standard- aktivieren, wird die zu importierende Vorlage zu Ihrer Standardvorlage. Die Vorlage, die bisher als Standardvorlage definiert war, verliert somit diesen Status. Beachten Sie bitte auch hier, dass Vorlagen, die explizit einer Firma, Sprache oder Kundengruppe zugeordnet sind, dennoch immer Vorrang vor der Standardvorlage haben.
- Klicken Sie nun auf die Schaltfläche -Speichern-.
- In der Liste der Vorlagen ist nun Ihre soeben hinzugefügte Vorlage enthalten. Markieren Sie diese Vorlage nun erneut und klicken Sie auf -Bearbeiten-.
- Nun ist die Schaltfläche -Durchsuchen- im unteren Bereich des Fensters aktiv. Nach einem Klick öffnet sich ein Dialogfenster, mit dessen Hilfe Sie die zu importierende Vorlage im .vlg-Format auswählen können.
- Bestätigen Sie die Auswahl der .vlg-Datei durch einen Klick auf die Schaltfläche -Öffnen- und klicken Sie anschließend auf -Speichern-.
[bearbeiten] 21.6.2 Export von Druckvorlagen
Der Export von Vorlagen ist eigentlich selbsterklärend und gestaltet sich wie folgt:
- Wählen Sie den Vorlagentyp, in dem die zu exportierende Vorlage enthalten ist.
- Markieren Sie die entsprechende Vorlage in der Liste, so dass diese blau hinterlegt ist.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche -Exportieren-.
- Wählen Sie mit Hilfe des sich öffnenden Dialogfensters den Speicherort der Vorlagendatei und vergeben Sie einen Dateinamen.
- Nach einem Klick auf die Schaltfläche -Speichern- wird die Vorlage als .vlg-Datei gespeichert bzw. exportiert.
Die Vorlage wird hierdurch nicht entfernt und verbleibt somit weiterhin in Ihrer Vorlagenliste.
