7. KUNDENVERWALTUNG
Aus JTLWiki
Mit Hilfe der Kundenverwaltung von JTL-Wawi können Sie alle relevanten Kundendaten komfortabel verwalten. Dabei haben Sie nicht nur die Möglichkeit, die Daten Ihrer Kunden anzulegen, zu bearbeiten oder zu löschen. Die Kundenverwaltung bietet Ihnen noch einige praktische Möglichkeiten mehr. Neben Sortier- und Suchfunktionen können Sie aus der Übersicht heraus direkt kundenbezogene Angebote, Aufträge und Rechnungen erstellen.
[bearbeiten] 7.1 Übersicht und Aufbau der Kundenverwaltung
Die Kundenverwaltung gliedert sich in drei wesentliche Bereiche. In der oberen Fensterhälfte befindet sich die Kundenliste, die Sie durch Anklicken des entsprechenden Spaltenkopfs aufsteigend sortieren können. Direkt oberhalb der Kundenliste gibt es die Möglichkeit, sie anhand bestimmter Parameter einzugrenzen
bzw. nach den jeweiligen Kunden oder Kundenkreisen zu suchen.
Im unteren Teil der Kundenverwaltung werden die Details zu einem in der Liste ausgewählten Kunden angezeigt. Neben den grundsätzlichen Kundendaten auf der linken Seite befindet sich auf der rechten Seite eine Liste der Kundenhistorie. Dort sind alle kundenspezifischen Vorgänge für Sie nachvollziehbar und absteigend nach dem Datum sortiert.
Zwischen diesen beiden großen Bereichen befindet sich eine Leiste mit verschiedenen Schaltflächen für die in der Kundenverwaltung möglichen Funktionen. Diese Funktionen werden in den nächsten Punkten näher beschrieben und erklärt.
Die Kundendatensätze werden farblich markiert:
Gelb = Kunden die aus dem WebShop übernommen wurden
Blau = Kunden die über eazyAuction übernommen wurden
[bearbeiten] 7.2 Verwaltung von Kundenkategorien
Bevor wir die Funktionsmöglichkeiten der Kundenverwaltung näher erläutern, kommen wir an dieser Stelle zunächst zur Möglichkeit, die Kunden in einzelne Kategorien einzuteilen. Dies dient einer sauberen Trennung der jeweiligen Kunden unter von Ihnen definierten Aspekten.
Wie in der Übersicht der Kundenverwaltung zu sehen ist, können Sie die Kundenliste durch Auswählen einer Kundenkategorie im Bereich Kunden anzeigen eingrenzen. Prinzipiell werden dort alle Kunden angezeigt. Um hier nur bestimmte Kundengruppen auswählen zu können, müssen diese Kundenkategorien im Vorfeld einmalig definiert
werden. Klicken Sie hierzu in der Menüleiste auf den Menüpunkt Einstellungen und danach auf den Unterpunkt Allgemeine Einstellungen. Aus dem sich öffnenden Untermenü wählen Sie nun bitte den Punkt Kundenkategorien an.
Danach erscheint eine Maske, in der die bereits vorhandenen Kundenkategorien aufgelistet werden. Ist die Liste leer, so wurden noch keine Kategorien definiert. Über den Button Hinzufügen können Sie nun einzelne Kategorien in die Kategorieliste aufnehmen. Analog dazu können Sie Kategorien über Bearbeiten verändern und über Löschen aus der Liste entfernen. Über Abbrechen kann die Kategoriemaske wieder verlassen werden.
Die Einteilung der Kunden in die vorhandenen Kategorien erfolgt in den Kundendetails.
[bearbeiten] 7.3 Kunden verwalten
In JTL-Wawi stehen Ihnen verschiedene Aktionen für die Kundenverwaltung zur Verfügung. Neben den Standardaktionen wie Erstellen, Ändern und Löschen von Kundendaten können Sie diesen weitergehende Informationen wie Bankverbindungen, Lieferadressen oder Nachrichten hinzufügen. Auch Angebote bzw. Aufträge können kundenbezogen erstellt werden.
Zum Erstellen und Ändern von Kundendaten wird das Fenster Kundendetails aufgerufen, das im nächsten Kapitel näher beschrieben wird.
[bearbeiten] 7.4 Kundendetails
Mit Hilfe der Eingabemaske Kundendetails kann eine Vielzahl von Informationen über einen Kunden gespeichert werden. Diese Informationen können dann automatisch in anderen Programmteilen (z. B. Auftragserstellung, Nachricht senden usw.) genutzt werden.
Bei einem bereits angelegten Kunden ist es möglich, direkt aus den Kundendetails eine Nachricht an den Kunden zu senden, bereits versandte Nachrichten anzuschauen oder eine abweichende Lieferadresse hinzuzufügen.
[bearbeiten] 7.4.1 Aufbau der Kundendetail-Maske
JTL-Wawi bietet die Möglichkeit, umfangreiche Informationen zu einem Kunden zu erfassen, wobei es nicht notwendig ist, sämtliche Felder vollständig auszufüllen. Um einen Kunden anlegen zu können, gibt es dennoch zwingend erforderliche Pflichtfelder. So muss der Kunde entweder über einen Firmennamen oder einen Nachnamen benannt werden und über eine Postadresse mit Straße, PLZ und Ort verfügen. Ansonsten weist das Programm auf fehlende Pflichteingaben hin.
Die Eingabemaske ist bei der Erstellung und der Bearbeitung identisch. Der Unterschied ist auf den oben gezeigten Abbildungen ersichtlich. In der linken Abbildung wird ein Kunde angelegt, und Sie können dementsprechend weder eine Nachricht versenden, noch eine entsprechende Lieferadresse hinzufügen. Erst nach dem Anlegen eines neuen Kunden und bei erneutem Aufruf der Kundendetails sind diese Buttons aktiv.
Die Kundendetails setzen sich zusammen aus: Kundendeklaration, Firmendaten, Kundendaten, Kontaktdaten und weitergehende Informationen und dem Kommentarfeld.
Jedem Kunden wird regelmäßig zunächst eine Kundennummer zugeordnet. Diese ergibt sich aus einer
fortlaufenden Nummerierung, die in den Einstellungen des Programms definiert wird (bei der ersten Installation haben Sie diese Einstellungen bereits vorgenommen). Diese Kundennummer kann aber auch individuell von Ihnen angepasst werden.
Unterhalb der Kundennummer befindet sich das Auswahlmenü Kategorie. Hier finden Sie Ihre in Kapitel 7.2 definierten Kundenkategorien wieder. An dieser Stelle können Sie dem Kunden
nun eine entsprechende Kategorie zuweisen.
Handelt es sich bei dem Neukunden um eine Firma, so kann der entsprechende Name im Feld Firma angegeben werden. Hier haben Sie auch die Möglichkeit, einen Ansprechpartner anzugeben.
Im Bereich der Kundendaten können alle notwendigen Anschriftdetails hinterlegt werden. Wie bereits zuvor erwähnt, befinden sich in diesem Block die unerlässlich vorgeschriebenen Eingabefelder. Sollten Sie bereits einen Firmennamen vergeben haben, muss das Feld Name nicht mehr zwingend ausgefüllt werden.
Das Programm unterstützt Sie bei der Suche von Postleitzahl und Ort. Über den Button zwischen
den Feldern PLZ und Ort gelangen Sie in das Fenster PLZ/Ort-Suche. Hier können Sie entweder Orte anhand der Postleitzahl oder die entsprechende Postleitzahl für einen bestimmten Ort finden. Durch Wählen werden die Daten automatisch in die entsprechenden Felder eingefügt – zusätzlich wird auch das Feld Land automatisch eingetragen.
Im vierten Block können Sie nun weiterführende Informationen zum Kunden eingeben. Hauptsächlich
befinden sich in diesem Bereich mögliche Kontaktdaten wie Telefon, Fax, E-Mail und Handynummer. Zusätzlich können hier auch die Internetadresse, die Umsatzsteuer-Identifikations-Nummer, der eBay-Name sowie das Geburtsdatum hinterlegt werden.
Zum Schluss haben Sie noch die Möglichkeit, weitere, nicht vorher definierte Informationen über einen Kunden zu hinterlegen; etwa zu welchen Zeiten er erreichbar ist oder andere wichtige kundenspezifische Informationen.
Zusätzlich befinden sich in Höhe der Kundennummer auf der rechten Seite noch drei Checkboxen:
-Sperren-, -Händler- und –Newsletter-.
Durch Aktivieren der Checkbox –Sperren- wird verhindert, dass für diesen Kunden ein Angebot oder ein Auftrag erstellt werden kann. Wird die Checkbox –Händler- aktiviert, so wird der entsprechende Kunde als Händler eingestuft und nicht als Privatkunde geführt. Das Aktivieren der Checkbox – Newsletter nimmt den Kunden in den Newsletterverteiler auf. Hierfür sollte aus den Kundendaten natürlich seine E-Mail Adresse hervorgehen.
Weiterhin ist es möglich jedm Kunden einen rabatt auf alle Produkte zu gewähren und ein Zahlungsziel zu setzen.
[bearbeiten] 7.4.2 Nachrichten senden
Direkt aus JTL-Wawi heraus ist es möglich, an einen Kunden eine Nachricht zu senden. Hierzu finden Sie im Dialog Nachricht senden die Auswahlmöglichkeiten, entweder die Nachricht direkt als E-Mail oder Fax zu versenden, oder sie zuerst zu drucken und dann zu faxen, sofern Sie keine Faxsoftware auf Ihrem System installiert haben.
[bearbeiten] 7.4.3 Nachrichten anschauen
In diesem Dialog können bereits versandte Nachrichten nochmals eingesehen werden. Zusätzlich ist verzeichnet, ob die Nachricht gefaxt oder per E-Mail verschickt wurde.
[bearbeiten] 7.4.4 Lieferadressen des Kunden
Zu jedem Kunden können mehrere Lieferadressen angelegt werden, die dann in der Auftragsverwaltung entsprechend ausgewählt werden können.
In der Übersicht sind alle angelegten Lieferadressen aufgelistet. Auch hier können Sie Adressen hinzufügen,bearbeiten oder löschen.
Lieferadressen können Sie genauso wie die Kundendaten in den Kundendetails
anlegen. Auch hier kann die PLZ/Ort Suche benutzt werden.
[bearbeiten] 7.4.5 Copy
Mit Hilfe des Buttons Copy können Sie die Kundendaten gebündelt auflisten und per »Copy&Paste« (Kopieren und Einfügen) in andere Programme kopieren, um sie dort
[bearbeiten] 7.4.5 Drucktexte
Hier können für diesen Kunden Drucktexte hinterlegt werden, die auf den jewl. Formularen gedruckt werden.
[bearbeiten] 7.4.6 Kundengruppen WebShopzuordnung / Gutscheine
Diese Funktion erlaubt es den aktuellen Kunden eine Kundengruppe im WebShop zuzuweisen. Hierzu Doppelkilick auf die rosa Spalte. Wurde eine Änderung vorgenommen muss der Knopf "An WebShop senden" aktiviert werden. Ist dieser Kunde in diesem WebShop nicht vorhanden, wird dieser neu angelegt.
Soll dieser Kunden einen Gutschein für einen der WebShops erhalten, so reicht es den WebShop in der Liste zu markieren und den Knopf "Gutschein erstellen" zu klicken.
[bearbeiten] 7.5 Bankverbindungen des Kunden
Über den Button Bankverbindung können mehrere unterschiedliche Kontoverbindungen und Kreditkartendaten zu den Kundendaten hinzugefügt werden. In der Übersicht haben Sie dann wieder die Möglichkeit, die Daten zu erstellen, zu ändern oder bei Bedarf wieder zu löschen. Dieser Dialog wird über den Schließen-Button wieder beendet.
Um nun die entsprechenden Daten eingeben zu können, wird die Eingabemaske Kontoinformationen
aufgerufen. Zu einem Kontoinhaber können die Verbindungs- und Kartendaten eingegeben werden.
[bearbeiten] 7.6 Nachrichten senden
Wie bereits im Kapitel 7.4.2 beschrieben, können Sie über den Button Nachricht senden direkt aus der Übersicht der Kundenverwaltung eine Nachricht an einen in der Kundenliste ausgewählten Kunden verschicken.
[bearbeiten] 7.7 Lieferadressen verwalten
Über den Button Lieferadressen gelangt man in die Verwaltung der Lieferadressen. Diese wurde bereits in Kapitel 7.4.4 beschrieben.
[bearbeiten] 7.8 Angebot/Auftrag erstellen
JTL-Wawi bietet eine einfache Möglichkeit, im Handumdrehen kundenbezogene Angebote bzw. Aufträge zu erstellen. Hierzu wird der entsprechende Kunde in der Kundenliste markiert und anschließend, je nachdem ob ein Angebot oder ein Auftrag erstellt werden soll, der entsprechende Button betätigt. Damit gelangt man entweder in die Angebots- oder in die Auftragsverwaltung. Wie dort das Angebot bzw. der Auftrag erstellt wird, können Sie in den dazugehörigen Abschnitten (Kapitel 9.2 und 9.4) nachlesen.
[bearbeiten] 7.9 Angebot/Auftrag/Rechnung in der Historie anschauen
Wie bereits in der Einleitung zur Übersicht der Kundenverwaltung kurz angesprochen, befindet sich in der Übersicht rechts unten eine Liste der Kundenhistorie. Dort sind alle kundenbezogenen Angebote, Aufträge und Rechnungen absteigend nach Datum (d. h. die aktuellsten Dokumente stehen oben) sortiert und können entweder durch einen Doppelklick des entsprechenden Dokuments oder durch Betätigen des Buttons Ansehen direkt aufgerufen werden. Danach gelangen Sie in die Detailansicht des ausgewählten Dokuments.
[bearbeiten] 7.10 Erweiterte Kundensuche
Ab JTL-Wawi Version 0.99651 ist die erweiterte Kundensuche implementiert, die der erweiterten Artikelsuche sehr ähnlich ist.
Die erweiterte Kundensuche ermöglicht es nach vielen, selbst konfigurierbaren Regeln Kunden zu suchen. Die Einstellungen einer erweiterten Kundensuche lassen sich, ähnlich wie bei Import- und Exporteinstellungen der Ameise, speichern und später wieder laden. Es können so beliebig viele Filter und Sichten auf die Kunden erstellt werden und künftig auf Knopfdruck geladen werden.
Die erweiterte Kundensuche wird auch beim Export von Kundendaten dazu verwendet, um zu bestimmen welche Kunden exportiert werden sollen und besteht hauptsächlich aus Filterregeln.
